CONSERVAZIONE DOCUMENTI: quali e per quanto tempo

La conservazione dei documenti è un argomento importante non solo per gli aspetti di tenuta (intesa come modalità di conservazione dei documenti) ma anche per le tempistiche di conservazione, tenendo presente il fatto che la legge stabilisce un obbligo di conservazione per le scritture contabili obbligatorie.

 

TIPOLOGIA DI CONSERVAZIONE DOCUMENTI: cartacea o elettronica

E' possibile scegliere una tenuta cartacea "classica" oppure, certamente migliore per tutti i vantaggi che offre, una tenuta in formato elettronico.

Per agevolare questa seconda tipologia di tenuta e il trasferimento delle scritture contabili cartacee su supporti digitali, sono state introdotte nell'ordinamento italiano numerose disposizioni - recepimenti anche di normative Europee - a partire dal 2004, riguardanti la conservazione sostitutiva dei documenti e la fatturazione elettronica.

conservazione documenti, cartacea o elettronicaPossono essere conservati in formato elettronico, per esempio, i seguenti documenti:

  • Libro giornale;
  • Libro degli inventari;
  • Libro mastro;
  • Scritture ausiliarie di magazzino;
  • Registro dei beni ammortizzabili;
  • Registri Iva;
  • Dichiarazioni fiscali;
  • Modelli di pagamento F23 e F24;
  • Libri sociali;
  • Bilancio e documenti annessi;
  • Fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
  • Ricevute e scontrini fiscali.

Naturalmente la conservazione dei documenti aziendali non si limita solo a quelli di natura contabile e per i quali la legge stabilisce un obbligo nelle tempistiche, ma anche a tutti quei documenti che per un'azienda rivestono importanza per il normale svolgimento della propria attività (per esempio i contratti, le comunicazioni via e-mail o via posta tradizionale).

 

Per approfondimenti sull'argomento visitate le pagine:
http://www.comped.it/conservazionesostitutiva
http://www.comped.it/fatturazione-elettronica-servizi

 

Tenendo presente che la conservazione dei documenti è fondamentale nei rapporti tra privati, imprese e pubbliche amministrazioni, diventa di vitale importanza essere dotati degli strumenti adeguati per la loro tenuta.

CompEd da anni progetta e realizza tutto il software di gestione documentale e conservazione sostitutiva documenti, fornendo strumenti conformi a tutte le più recenti normative italiane in materia.

http://www.comped.it/prodotti

 

LA SOLUZIONE SOFTWARE PER LA CONSERVAZIONE DOCUMENTI A NORMA

Con Global Document System di CompEd è possibile una gestione globale dei documenti aziendali:

  • Gestione e archiviazione di tutti i documenti
  • Gestione delle procedure e dei flussi documentali (Workflow)
  • Accesso ai documenti tramite Internet
  • Spedizione automatica dei documenti tramite PEC, e-mail, fax o su carta (Postel, Koinè)
  • Gestione della PEC
  • Firma digitale
  • Conservazione elettronica, anche sostitutiva della carta
  • Libri e documenti contabili elettronici con valore fiscale
  • Contratti a distanza con valore legale

http://www.comped.it/it/prodotti

Per richiedere maggiori informazioni clicca qui.

 

TEMPISTICHE DI CONSERVAZIONE DOCUMENTI

tempistiche di conservazione documentiPer quanto riguarda le tempistiche di conservazione dei documenti è l'art. 220 del codice civile che fissa un termine di almeno dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.

Tempistica differente è prevista dal Fisco: normalmente si tratta di cinque anni dalla fine dell'esercizio a cui le scritture si riferiscono ma, in caso di contenzioso pendente, il periodo può essere esteso fino alla fine dell’accertamento relativo al periodo d’imposta e quindi anche oltre i dieci anni previsti dal codice civile.

Sembra pertanto opportuno considerare un periodo di conservazione dei documenti contabili obbligatori superiore ai dieci anni.

Copyright © 2017 CompEd Software Design Srl. P.IVA 02857800102.

Tutti i diritti riservati.

TORNA SU