Conservazione Sostitutiva

Conservazione Sostitutiva: eliminiamo i documenti su carta

La conservazione sostitutiva dei documenti è un processo che consente, per alcune tipologie di documenti, di eliminare la carta.

Oggi le aziende sono già dotate di sistemi informatici che consentono la gestione dei documenti aziendali in formato digitale. La disponibilità di documenti in questo formato rende facile e veloce la sostituzione della carta con documenti elettronici a norme.

Già da molti anni la legge consente la conservazione elettronica dei documenti: Il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze stabilisce le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".

Superati i primi dubbi normativi, grazie ai chiarimenti da parte dell'Agenzia delle Entrate, moltissime aziende hanno adottato la conservazione sostitutiva e ottenuto numerosi vantaggi in termini di spazio e di risparmio nella tenuta dei documenti.

 

 

Che cosa significa conservare un documento in modalità sostitutiva?

Conservare digitalmente i documenti aziendali significa sostituire il documento cartaceo con l'equivalente documento in formato digitale e conservarlo nel tempo, eliminando la carta.

Si tratta quindi di sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge italiana ed europea che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti cartacei. Tali documenti possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale e dall'eliminazione della carta.

 

 

Gli strumenti della Conservazione Sostitutiva

Gli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) senza la necessità di stamparli su carta sono:

  • la firma digitale: tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma)
  • il riferimento temporale: informazione che contiene la data e l'ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo
  • la marcatura temporale: evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l'identità del soggetto che utilizza la firma digitale) 

 

La soluzione per la Conservazione Sostitutiva: Global Document System

CompEd è stata la prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di prodotti conformi ai requisiti della legge italiana per la firma digitale e per i documenti informatici con valore legale e da oltre 20 anni produce e distribuisce software in questo settore.

I nostri prodotti e i nostri servizi sono orientati alla sostituzione dell'archiviazione cartacea con conseguente riduzione dei costi, maggiore efficienza e competitività, salvaguardia dell'ambiente.

La soluzione software di CompEd è Global Document System:

  • Gestione e archiviazione di tutti i documenti
  • Gestione delle procedure e dei flussi documentali (Workflow)
  • Conservazione sostitutiva
  • Libri e documenti contabili elettronici con valore fiscale
  • Firma digitale
  • Accesso ai documenti tramite Internet
  • Spedizione automatica dei documenti tramite PEC, e-mail, fax o su carta (Postel, Koinè)
  • Gestione della PEC

 

Offerta di CompEd: il software di Conservazione Sostitutiva

Puoi scegliere di implementare la procedura di conservazione sostitutiva dei tuoi documenti direttamente in Azienda, avendo la possibilità di vedere da remoto una demo del software.

010 613.79.26

Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

 

Offerta di CompEd: i servizi di Conservazione Sostitutiva

Se preferisci affidare il processo di conservazione sostitutiva a esperti del settore, scegli CompEd Servizi, la società specializzata in outsourcing del Gruppo CompEd.

010 98.63.400

Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

Conservazione Sostitutiva

Prodotti

Servizi

 

Conservazione sostitutiva: vantaggi

Con la conservazione sostitutiva si aggiungono ai vantaggi già conseguiti grazie alla gestione documentale, quelli legati all'eliminazione della carta:

  • rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute
  • risposte rapide ai clienti, partner e fornitori
  • recupero di spazio in precedenza utilizzato per la tenuta dei documenti su carta
  • recupero di personale a attività produttive
  • riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti
  • migliore organizzazione
  • miglioramento dell'immagine aziendale: efficienza, modernità, rapidità
  • maggiore competitività