La Conservazione

La-Conservazione1In accordo con il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), la produzione di documenti informatici in luogo dei tradizionali documenti cartacei implica la necessità di conservare tali documenti in accordo con le relative Regole Tecniche sulla conservazione, oggi rappresentate dalla Deliberazione CNIPA 11/2004.

Peraltro da molti mesi circolano tra gli addetti ai lavori le bozze di nuove Regole Tecniche che dovranno sostituire quelle in vigore.

In base alle norme è necessario impostare un processo ben definito e documentato, indicare soggetti responsabili di tale procedimento, sottoporre i documenti ad alcune elaborazioni informatiche: vanno costruiti appositi indici della conservazione contenenti i codici crittografici (hash) di ogni documento, gli indici vanno corredati di Firma Elettronica Qualificata, quindi di Marca Temporale.

Ovviamente se i documenti informatici da conservare sono corredati di firme elettroniche (sarà quasi sempre così) occorre prima verificare accuratamente la validità delle firme stesse.

Questo processo va naturalmente eseguito con attenzione alle periodicità programmate o prescritte (in taluni casi imposte da norme specifiche o linee guida).

Se i flussi di documenti sono significativi sul piano della quantità di dati è anche necessario impostare un certo grado di automazione, parziale o totale.

La conservazione: l'offerta di CompEd

  • Libreria ConserveLib, per la facile integrazione in altre applicazioni dei servizi essenziali di costruzione e verifica di indici della conservazione e di file system per volumi di conservazione;
  • Software Century, un intero sistema dedicato alla Conservazione, già conforme allo standard UNI 11386 (SInCRO) indicato dalle bozze di nuove Regole Tecniche;
  • Software Global Document System, un intero sistema di Gestione Documentale, con funzionalità specializzate per la Conservazione a norma e con una API disponibile ai programmatori per la realizzazione di processi automatici.

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