Gestione Documentale

Organizza la Tua Azienda e aumenta l'efficienza.

Riduci i costi.

Risparmia tempo, denaro e spazio.

Scegli la gestione documentale!

Archivia, consulta, spedisci, conserva in modo semplice e sicuro i tuoi documenti aziendali.

Global Document System: la piattaforma di gestione documentale nata da 30 anni di esperienza e migliaia di installazioni

Per avere a diposizione i documenti ovunque, anche in mobilità, firmarli digitalmente, condividerli con altri utenti, modificarli storicizzando le versioni, inviarli con i più disparati sistemi analogici e digitali, rispettando gli standard di legge e di mercato.

 

Global Document System, lo stato dell'arte nella gestione documentale

E' il "sistema guida" per tutti i flussi ed i processi documentali della nostra suite.

Dove esiste un documento esiste un flusso, dove esiste un flusso esiste un processo.

Dare forma a concetti astratti attraverso soluzioni digitali è una sfida che Global Document System ha accettato da molti anni. Il sistema infatti è strutturato per fornire il supporto alla gestione e alla supervisione di documenti digitali in tutto il loro ciclo di vita.

Basato su motori di database estremamente performanti, a scelta del cliente e leader di mercato quali Microsoft SQL Server ed Oracle, Global Document System supporta tutti i moduli specializzati di CompEd nell’evoluzione continua richiesta dalle aziende e dalla legge.

 

Con Global Document System puoi:

  • convertire i documenti prodotti dal tuo sistema informativo in documenti informatici con valore legale e fiscale
  • spedirli automaticamente ai destinatari:
    • in forma elettronica a costo zero, tramite PEC, e-mail o Web (pubblicandoli in un'area riservata del sito e rendendoli disponibili ai destinatari con avviso tramite e-mail e/o SMS)
    • su carta, tramite Postel o Koinè
    • tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto)
  • conservare i documenti in modalità elettronica, mantenendone nel tempo la validità legale e fiscale
  • archiviare qualsiasi tipo di documento, cartaceo o elettronico
  • gestire i più diffusi sistemi di codifica a barre ("barcode") per l'indicizzazione automatica dei documenti negli archivi elettronici
  • definire i diritti di accesso degli utenti agli archivi, limitandoli ai documenti di loro competenza
  • organizzare i documenti archiviati in modo autonomo, comodo, flessibile ed efficiente, grazie alla possibilità di definire a piacere dei "contenitori logici" dei documenti (i "volumi virtuali"), a cui associare i documenti (o loro sottoinsiemi) contenuti in uno o più volumi fisici dell'archivio; i "volumi virtuali" possono essere organizzati e riorganizzati più volte, successivamente, in qualsiasi momento, secondo le necessità di archiviazione, di lavoro, di gestione, di visualizzazione dei documenti da parte di ciascun utente, a prescindere dalla struttura fisica degli archivi precedentemente definita; ciascun utente disporrà quindi della propria "vista personalizzata" sugli archivi
  • accedere agli archivi tramite rete locale, Internet o Intranet, per tutte le operazioni da te autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, PEC o fax, archiviazione)
  • visualizzare i documenti archiviati direttamente dalle tue applicazioni software (per le piattaforme più diffuse quali, a titolo di esempio, SAP, JD Edwards, AS400, BAAN, etc.)
  • consentire ai tuoi clienti di consultare i documenti di loro pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti
  • comporre, inviare e monitorare i messaggi PEC uscenti e le loro notifiche correlate, aggiornando dinamicamente lo stato dei documenti archiviati
  • archiviare i messaggi PEC entranti e le notifiche correlate
  • inviare fax da qualsiasi personal computer aziendale autorizzato e da qualsiasi applicazione abilitata alla stampa in ambiente Windows e ricevere automaticamente i fax e inoltrarli via e-mail ai destinatari
  • archiviare automaticamente le e-mail e i fax entranti e uscenti
  • emettere, trasmettere e conservare autonomamente fatture elettroniche alla PA
  • definire e gestire procedure e flussi di Workflow

 

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