Conservazione Digitale delle PEC

FAQ

Perché le PEC rischiano di perdere valore probatorio?

La P.E.C. (Posta Elettronica Certificata) ha valore legale in quanto il Fornitore del Servizio PEC attesta, con una ricevuta elettronica, l'avvenuta consegna della comunicazione al destinatario.

Tale ricevuta è firmata elettronicamente dal Fornitore. La firma elettronica del Fornitore del Servizio ha però una durata limitata nel tempo, indicata nel certificato di firma elettronica.

Normalmente tale durata è di 1 o 2 anni (al momento è di 1 anno), ma non sono rari i casi in cui i certificati scadano pochi mesi - o persino pochi giorni - dopo la data della nostra ricevuta o della busta di trasporto della PEC a noi recapitata.

Ciò accade perché il certificato della firma elettronica apposta dal Gestore alla PEC, nasce prima del suo reale utilizzo e spesso è antecedente di mesi o di anni rispetto alla PEC stessa.

Analogamente ciò accade per le PEC che riceviamo da clienti, fornitori, partner, pubbliche amministrazioni e autorità.

La legge inoltre obbliga il fornitore del servizio PEC a conservare il registro delle PEC (log delle operazioni svolte) per 30 mesi.

In caso tu abbia la necessità di produrre una o più PEC successivamente, in un contenzioso, la tua controparte avrà la facoltà di contestare la validità probatoria delle PEC che abbiano il certificato di firma elettronica scaduto, con aggravio di tempi e costi per l'eventuale CTU (consulenza Tecnica di Ufficio).

A questo punto la decisione spetterà al Giudice.

Di seguito l'esempio di una PEC il cui certificato è scaduto.

 

Servizio di conservazione delle PEC

Servizio di conservazione delle PEC

 

Ecco invece un certificato recente, ancora valido, ma di durata limitata ad 1 anno dall'emissione (e non dalla data della PEC):

 

Servizio di conservazione delle PEC

 

Perché il Servizio di CompEd Servizi estende l'opponibilità ai terzi delle tue PEC a 20 anni?

Nella fase iniziale, al termine dell'acquisizione delle PEC presenti nel tuo archivio, il Servizio ti fornisce nei minimi tempi tecnici un Rapporto di Versamento (RdV) che sarà sottoposto alla procedura della conservazione digitale a norma e marcato temporalmente, sigillando in tal modo il valore legale delle tue PEC.

Durante i 12 mesi del Servizio, il sistema acquisirà le PEC che riceverai e spedirai e ti verrà fornito giornalmente il Rapporto di Versamento (RdV) che sarà sempre sottoposto, insieme a quello degli altri utenti, alla procedura di conservazione, sigillando anche in questo caso il valore probatorio delle tue PEC ricevute e spedite.

Al termine dei 12 mesi di servizio, l'insieme di tutte le tue PEC sarà sottoposto alla procedura di conservazione a norma, facendo nuovamente decorrere da quel momento il termine dei 20 anni.

 

Perché le PEC devono essere conservate?

Per le imprese, l'obbligo di conservazione delle PEC è previsto dall'art. 2220 del codice civile: tutte le PEC spedite e tutte le PEC ricevute devono essere conservate.

Non vi è infatti dubbio che le PEC siano comunicazioni informatiche che soddisfano il requisito della forma scritta e che siano equivalenti alle lettere, a tutti gli effetti di legge, e sottoposte ai medesimi obblighi.

E' da notare che l'obbligo di conservazione previsto da tale articolo, se non osservato, può comportare responsabilità personali a carico del titolare della micro e piccola impresa e del rappresentante legale e/o del consiglio di amministrazione nelle imprese medie e grandi.

Per le Pubbliche Amministrazioni, l'obbligo discende invece dal D. Lgs. 82/2005 (CAD, Codice dell'Amministrazione Digitale, artt. 2, 20 e 43).

Per i professionisti e per l'imprese, qualora le PEC abbiano contenuti a rilevanza fiscale, l'obbligo di conservazione delle PEC è sancito dal DMEF 17/6/2014.

Le PEC possono poi contenere, oltre a documenti di rilevanza fiscale, dichiarazioni e manifestazioni di atti, fatti e volontà che possono avere rilevanza in ambito civile, penale, tributario, amministrativo, contabile o di diritto del lavoro.

Spesso ci vengono spedite da pubbliche amministrazioni e autorità, e noi le spediamo a loro.

E' quindi opportuno, conveniente e prudente, conservarle a norma.

Senza contare che il nostro Servizio consente anche di liberare spazio dalla propria casella PEC, risparmiando denaro, ad un costo davvero irrilevante.

 

Come funziona il Servizio di conservazione delle PEC di CompEd Servizi?

È sufficiente che ti colleghi al nostro portale di conservazione utilizzando le credenziali che hai ricevuto al momento dell'acquisto. Al primo accesso ti verrà richiesto di cambiare la password.

Se sei già un nostro Cliente, le credenziali rimangono quelle in tuo possesso.

Dovrai entrare nella Gestione Caselle PEC per configurare la casella o le caselle che vuoi sottoporre a conservazione automatica.

Potrai inserire i dati di una o più caselle, specificando quali cartelle sottoporre a conservazione (di regola tutta la Posta Ricevuta, che contiene anche le ricevute ma anche la Posta Inviata).

Registrerai nel sistema anche la password di ogni tua casella PEC, che resterà memorizzata in modo protetto e non visibile ad alcun operatore di CompEd Servizi.

Il sistema inizierà subito ad acquisire la posta giacente nelle caselle configurate.

In funzione del volume accumulato potrebbe impiegare da qualche minuto a qualche ora ad acquisire tutto il materiale, dopo di che sincronizzerà automaticamente il contenuto ogni giorno.

Tu non dovrai fare più nulla. Penseremo a tutto noi!

Al termine della prima fase di acquisizione delle PEC presenti nel tuo archivio PEC (appartenenti alla cartelle che tu avrai inserito in fase di configurazione), il sistema effettuerà una prima conservazione a norma di tali PEC.

Alla scadenza dei 12 mesi del Servizio, procederemo alla conservazione digitale di tutte le altre PEC acquisite.

 

Perché scegliere il Servizio di conservazione delle PEC di CompEd Servizi?

Perché è la soluzione più semplice, più sicura e più economica.

Con pochi euro metti in sicurezza per 20 anni le PEC che hai già e che non siano ancora scadute, più quelle che riceverai e spedirai nell'arco della durata del servizio.

Con un piccolo costo aggiuntivo, puoi mantenerle sui nostri sistemi di conservazione a norma di legge per ulteriori 10 anni, sia per rispettare gli obblighi di conservazione nel caso in cui le PEC abbiano rilevanza fiscale, sia per una tua maggiore cautela e comodità.

Proteggi quindi il pieno valore probatorio delle tue PEC, hai una copia di sicurezza, le conservi nel rispetto delle norme e puoi liberare spazio nella tua casella PEC.

Il Sistema di Conservazione di CompEd Servizi è certificato per la sicurezza ISO/IEC 27001:2013.

CompEd Servizi è Conservatore Accreditato da AgID, Agenzia per l'Italia Digitale, Presidenza del Consiglio dei Ministri.

 

CompEd Servizi ti permette di conservare nel tempo il valore legale della PEC senza alcuna fatica!

 

A un prezzo che vale certamente la maggiore sicurezza.

 

 

 

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