Software Gestione Documentale

CompEd ha progettato e realizzato il più competitivo software di Gestione Documentale.

In pochi giorni è possibile installare il sistema completo, in modo semplice, rapido e autonomo.

In questa pagina troverete una breve descrizione delle principali funzioni del software di gestione documentale.

Perfetta integrazione con i sistemi dell'utente

Nessuna modifica è richiesta al Vostro software o al Vostro Sistema Informativo in alcun modo: il software di gestione documentale CompEd e i servizi di gestione documentale sono realizzati in modo da integrarsi con i Vostri sistemi informatici e con il Vostro software di gestione aziendale consentendo di elaborare i documenti prodotti dalle vostre applicazioni in modo completamente automatico.

 

Possibilità di scegliere

Possibilità di scelta: utilizzare il software di Gestione Documentale di CompEd presso di Voi, oppure usarlo, tramite web, utilizzarlo i server di CompEd Servizi, società del gruppo CompEd specializzata nei servizi di gestione documentale e archiviazione dei documenti in outsourcing.

Quello che meglio si adatta alle Vostre esigenze.

 

Software gestione documentale: prima di decidere valutate!

Per valutare le nostre proposte potete organizzare una dimostrazione remota del nostro software di gestione documentale, chiarire i Vostri dubbi, avere risposte esaurienti alle Vostre domande.

Cliccate qui per la richiesta di demo remota.
Cliccate qui per essere contattati.

Per maggiori informazioni sulla nostra offerta visitate la pagina www.comped.it/gestione-documentale

 

Software gestione documentale: principali funzioni

Tutti i documenti aziendali, siano essi cartacei o già in formato elettronico, possono essere archiviati in modalità elettronica (in formato PDF o @), disponibili per la consultazione, la ricerca, la spedizione. Il software di gestione documentale di CompEd consente di acquisire e elaborare virtualmente qualsiasi tipo di file di stampa prodotto da applicazioni dell'utente e di convertire i documenti contenuti in diversi possibili formati di output, pronti per l'archiviazione e le altre funzionalità descritte.

Quindi:

  • documenti prodotti in forma di spool da generici sistemi informativi
  • messaggi e-mail inviati o ricevuti a livello client o server
  • documenti inviati o ricevuti tramite fax
  • documenti cartacei acquisiti tramite scanner
  • documenti elettronici generici

 

I documenti cartacei prodotti all'interno dell'azienda o ricevuti da terze parti possono essere trasformati in documenti informatici, anche a norma di legge.

Grazie all'utilizzo di sistemi di codifica a barre (barcode) è possibile indicizzare automaticamente i documenti negli archivi elettronici.

software gestione documentale, acquisizione dei documenti cartacei 

 

il software di gestione documentale si interfaccia con il sistema informativo dell'utente e consente di spedire, anche in modo automatico, i documenti tramite diversi canali:

  • e-mail: tutti o una parte dei documenti possono essere spediti via e-mail agli indirizzi desiderati scegliendo il formato dei documenti da allegare, personalizzando il titolo , il testo dei messaggi contenuti e i nomi degli allegati, inserendo nel corpo del messaggio i link ai documenti archiviati
  • fax
  • posta ibrida: i documenti vengon prodotti nel formato @ e l'inivio viene delegato a sistemi quali Koinè o Postel per la produzione e spedizione cartacea
  • PEC (Posta Elettronica Certificata)
  • WEB (pubblicando in un'area riservata del sito i documenti o rendendoli disponibili ai destinatari con avviso e-mail o sms)
  • posta tradizionale

software gestione documentale, spedizione multicanale

 

E' possibile effettuare operazioni di firma digitale, cifratura e marcatura temporale dei documenti elettronici, verifica di firme digitali e di marcature temporali, decifratura dei documenti cifrati, nel rispetto della normativa italiana ed europea.

software gestione documentale, digital sign firma documento

 

I documenti fiscalmente rilevanti possono essere sottoposti a conservazione a norma di legge, conservandone nel tempo la validità legale e fiscale, in conformità con le più recenti normative.

Per esempio le fatture possono essere emesse in formato elettronico, corredate di firma digitale e riferimento temporale, archiviate nella stessa forma (eliminando quindi la necessità di stampare la copia cartacea) e inviate secondo le modalità scelte dai destinatari.

Tutte le operazioni di conservazione sostitutiva sono semplici da eseguire grazie a una procedura guidata.

Per approfondimenti visita le pagine: www.comped.it/conservazionesostitutiva

digital sign firma documento, conservazione sostitutiva della carta

 

Tutte le attività aziendali possono essere gestite definendo e automatizzando le procedure in modo efficace e veloce.

Per maggiori informazioni visita le pagine: www.comped.it/workflow

conservazione sostitutiva della carta, organizzazione dei flussi di lavoro - workflow

 

Attraverso un'interfaccia web è possibile accedere ai documenti archiviati tramite Internet o Intranet.

E' sufficiente disporre di un web browser per poter consultare gli archivi ed effettuare ricerche.

software gestione documentale, visualizzazione documenti da web (DFM DWC Air)

 

Un apposito modulo consente di gestire al meglio i messaggi di Posta Elettronica Certificata (PEC):

  • definizione e impostazione dei parametri dell'account PEC
  • traccia delle spedizioni PEC
  • consultazione dinamica dello storico delle notifiche PEC per poter ricostruire in ogni momento lo stato di invio tramite PEC del documento

 

Software di gestione documentale: esempi di altre funzionalità

A ogni documento archiviato è possibile allegare uno o più documenti per memorizzarli insieme al documento principale.

Anche sui documenti allegati è possibile fare operazioni quali la visualizzazione, eliminazione,. Spedizione, firma digitale etc.

La visualizzazione dei documenti è immediata, direttamente scorrendo il contenuto degli archivi, senza la necessità di aprire i documenti da applicazioni esterne.

Sono infatti supportati i principali e più diffusi formati: RTF, HTML, PDF, TIFF, JPEC, e-mail, P7M, @ etc.

software gestione documentale, documenti allegati

 

Selezionando un documento è possibile utilizzare una funzione che permette di trovare i documenti correlati al documento selezionato. Naturalmente è possibile definire più relazioni.

software gestione documentale, documenti correlati

 

Tutti gli utenti, in base ai diritti a loro attribuiti, possono consultare documenti archiviati, effettuare ricerche semplici o articolate, visualizzarli, stamparli, inoltrarli o indirizzarli verso flussi di workflow. 

Ciascun utente o gruppo di utenti può essere limitato alla gestione dei documenti su sua competenza.

software gestione documentale, definizione dei diritti degli utenti

 

E' possibile effettuare operazioni di ricerca attraverso il valore dei campi indice del documento ma anche sul testo contenuto nei campi stessi o all'interno del documento (ricerca full-text).

Software gestione documentale, DFM ricerca standard
Software gestione documentale, DFM ricerca QBE

 

E' possibile visualizzare i documenti archiviati direttamente dalle applicazioni software dell'azienda (per esempio SAP, JD Edwards, AS 400, BAAN etc).