Workflow

Workflow: il Software, le Soluzioni, l'Esperienza e i Servizi più competitivi
per migliorare la tua organizzazione

Workflow è sinonimo di successo per un'Azienda, di efficienza per un Comune, Azienda Sanitaria e qualsiasi altro tipo di Amministrazione Pubblica, di corretto funzionamento per un Servizio.

Successo, efficienza, corretto funzionamento sono infatti direttamente dipendenti dalla capacità di svolgere in modo preciso e veloce, entro un determinato periodo di tempo, tutti i processi.

Il mercato, i Clienti, i Cittadini chiedono risposte e servizi sempre più rapidi, efficienti e soddisfacenti.

I costi, i tempi, l'inefficienza e gli errori derivanti da procedure ancora basate sui documenti cartacei sono ormai sempre più difficili da sopportare.

La tecnologia dell'informazione offre molti prodotti e servizi di workflow management per la progettazione e la realizzazione delle procedure, ma spesso i costi e i tempi richiesti per la reale messa in funzione del workflow sono eccessivamente onerosi o lenti.

In un mondo che cambia rapidamente, i processi organizzativi e autorizzativi devono essere frequentemente aggiornati, modificati, collegati a nuove procedure, collaudati e messi in funzione velocemente.

 

CompEd Workflow: il Software per realizzare le tue procedure in poche ore

Il Workflow di CompEd ti consente di realizzare e mettere in funzione le tue procedure in pochissimo tempo, da solo, in autonomia, senza dipendere da fornitori esterni.

Progettare le tue procedure di workflow, collaudarle, metterle in funzione, modificarle successivamente sono attività rapidissime con il workflow software e il workflow management system di CompEd, senza la necessità di:

  • scrivere alcuna riga di codice
  • disegnare complessi diagrammi a blocchi
  • dipendere da costosi fornitori esterni.

Per usare CompEd Workflow non hai bisogno di essere un programmatore software: basta definire le persone che partecipano ai procedimenti collaborativi, i loro poteri e le condizioni di passaggio da una fase di una procedura ad un'altra e il tuo workflow è pronto per essere collaudato e usato.

 

E in qualsiasi momento puoi modificare e aggiornare le tue procedure e crearne di nuove, anche collegandole a quelle già esistenti.

Con CompEd Workflow puoi scegliere: realizzare da solo le procedure oppure, se il tuo personale è impegnato in altre attività, affidarti a CompEd e ai suoi Concessionari.

 

CompEd Workflow ti mette in grado, in pochi giorni di:

  • definire le procedure
  • gestire i flussi dei documenti
  • rendere più efficiente la tua Organizzazione
  • avere tutti i documenti archiviati e a portata di "clic", accessibili anche via Internet
  • effettuare la conservazione elettronica dei documenti sostitutiva della carta, in conformità alle leggi vigenti
  • controllare ogni tipo di procedimento e di processo amministrativo
  • individuare ed eliminare i "colli di bottiglia" che riducono l'efficienza della tua azienda
  • gestire con semplicità la PEC e ogni forma di documento.

 

CompEd Workflow è completamente integrabile nel sistema informativo

e con il software già esistente nella tua azienda, senza necessità di fare alcuna modifica e, insieme agli altri componenti di Global Document System ti offre anche:

  • gestione documentale completa
  • archiviazione documentale e archiviazione ottica
  • accesso protetto ai documenti tramite Internet o Intranet (Web Interface)
  • conservazione sostitutiva dei documenti cartacei
  • fatturazione elettronica
  • integrazione nativa con la firma digitale, utilizzabile non solo per la conservazione sostitutiva ma, se lo desideri, in qualunque procedura autorizzativa del workflow
  • integrazione nativa con i sistemi di marcatura temporale, per dare data certa ai documenti informatici e, sempre se lo desideri, alle autorizzazioni all'interno dei processi di workflow
  • verifica automatica delle firme digitali e conservazione del loro valore nel tempo (server di consolidamento della firma digitale)
  • integrazione con la PEC (Posta Elettronica Certificata), sia in entrata che in uscita, che quindi può essere utilizzata come input o output nei processi di workflow della tua azienda
  • spedizione ottimizzata automatica multi-mediale, multi-canale, multi-carrier dei documenti, anche quelli prodotti dal tuo software gestionale, che possono quindi essere spediti automaticamente con qualsiasi modalità (tramite e-mail, PEC-Posta Certificata, fax, su carta in modo tradizionale, oppure facendoli stampare su carta e recapitare da sistemi di posta ibrida quali Postel o Koinè)
  • spedizione automatica delle Raccomandate AR a partire dai dati prodotti dal tuo software gestionale
  • archiviazione automatica dei documenti spediti e ricevuti
  • gestione dei flussi documentali
  • controllo di ogni processo lavorativo
  • supporto multilingua: per facilitare la partecipazione degli utenti stranieri ai processi di workflow (l'interfaccia web è disponibile in lingua inglese, tedesca, francese e spagnola)
  • conformità a tutte le leggi vigenti, italiane e comunitarie (riguardanti la privacy, la firma digitale, le firme elettroniche, la marca temporale, la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei).

 

Esempi di procedure di Workflow che si possono realizzare
in poche ore grazie a CompEd Workflow

Con il Workflow Management System di CompEd puoi realizzare e mettere in opera in poco tempo processi di workflow quali:

  • recupero dei crediti, con solleciti automatici inviati alle scadenze desiderate tramite e-mail, PEC (Posta Elettronica Certificata), lettera semplice, raccomandata A.R (le comunicazioni su carta, in aggiunta o in alternativa a quelle elettroniche, vengono stampate, imbustate e recapitate automaticamente ai destinatari, senza alcuna attività manuale e a costi molto inferiori rispetto a quelli tradizionali);
  • autorizzazione trasferte
  • autorizzazione rimborso spese di trasferta
  • verifica e accettazione ordini Clienti
  • autorizzazione emissione ordini a Fornitori
  • controllo corretta esecuzione ordini Clienti
  • controlli avanzamento e completamento commesse
  • autorizzazione pagamento fatture passive
  • verifica incassi fatture attive.

 

Workflow: vantaggi della tecnologia e del software di CompEd

Il workflow ti offre un globale miglioramento dei processi collaborativi e ti consente di realizzare, complessivamente, migliore efficienza e competitività.

Moltissimi sono i vantaggi del workflow in generale e di CompEd Workflow in particolare.

Tra i principali evidenziamo:

  • miglioramento dei flussi finanziari
  • forte riduzione degli errori
  • maggiore controllo sulle attività operative
  • migliore controllo sui costi, sulle entrate e sulle uscite
  • flessibilità del workflow management
  • autonomia e indipendenza nella creazione e nella modifica delle procedure di workflow
  • immediata verificabilità dei workflow creati
  • collaudo e messa in funzione istantanea del workflow
  • maggiore agilità organizzativa
  • azzeramento dei costi di produzione e recapito dei documenti
  • archiviazione e spedizioni automatiche, anche dei documenti più complessi (contratti e raccomandate A.R.)
  • protezione dell'accesso e dell'integrità degli archivi documentali
  • immediata fruibilità dei documenti e delle informazioni in esse contenute
  • risposte rapide e soddisfacenti ai Clienti e a tutti i partner (fornitori, consulenti, banche)
  • migliore supporto al management e immediata possibilità di intervenire rapidamente sulle procedure e sui workflow "core" e "collaterali" dell'organizzazione
  • e, infine, complessivamente, ricordiamo la migliore efficienza e competitività che potete ottenere.

 

Workflow Avanzato: progetti

Se desideri realizzare i più avanzati progetti di workflow, integrati con tecnologie high-tech come la firma digitale e la firma grafometrica, puoi avvalerti di tutta la tecnologia, dell'esperienza e del supporto di CompEd Progetti.

 

Workflow di CompEd: come funziona

Le operazioni di definizione e messa in opera dei processi di workflow sono progettate in modo da non richiedere all'Utente la scrittura di codice.

In questo modo, personale preparato, anche non dotato di conoscenze di programmazione, è in grado di usare CompEd Workflow, gestendone le potenzialità, e di creare, collaudare, far funzionare le procedure e modificarle successivamente, ogni volta che ciò si renda necessario.

Il principio logico sottostante il funzionamento di un sistema di workflow implica la gestione di condizioni logiche sui documenti (filtri), che ne regolano il passaggio da uno stato a un altro. Un documento viene introdotto in un processo di workflow e assume uno stato iniziale che corrisponde a una determinata combinazione di parametri.

Ogni volta che su tale documento viene eseguita un'operazione (visualizzazione, modifica, elaborazione, approvazione, ecc.), il suo stato cambia in accordo con le definizioni fornite in fase di configurazione. Quando passa ad un nuovo stato, il documento è soggetto a un altro insieme di operazioni che lo portano ad altre elaborazioni e ad altri passaggi di stato, fino a quando esso completerà il processo di workflow. Gli operatori abilitati ad accedere al sistema di workflow hanno la possibilità – ognuno in base al proprio profilo autorizzativo – di visualizzare un certo insieme di documenti e di effettuare su ciascuno di essi alcune operazioni specifiche, in base al tipo di documento e ai diritti loro assegnati.

 

Modificare i Workflow in qualsiasi momento, anche mentre sono in funzione

E' possibile intervenire sui processi già definiti e resi operativi anche mentre gli utenti li stanno utilizzando, in piena sicurezza e senza creare conflitti.

L'amministratore del Sistema di Workflow può, in qualsiasi momento, modificare le procedure, le impostazioni e ridefinirne liberamente la struttura, garantendo la protezione dei dati in corso di elaborazione. Non appena viene pubblicata la variazione del processo, le modifiche introdotte hanno effetto immediato; gli utenti non necessitano di ricollegarsi, ma possono essere avvisati riguardo alle variazioni avvenute e possono continuare a lavorare senza perdere i dati.

 

Collaudare i processi di Workflow prima di metterli in funzione

La verifica della correttezza di un processo di workflow è fondamentale per evitare di incorrere in errori o ritardare le attività aziendali in fase di utilizzo del sistema.

CompEd Workflow consente di simulare un processo organizzativo durante la configurazione: un'apposita funzione di simulazione permette di controllare con precisione quali documenti saranno visualizzati da ciascun utente e secondo quali modalità.

La verifica avviene in modo statico (ossia è l'amministratore del sistema che se ne occupa in fase di preparazione): controlla il funzionamento delle impostazioni prima di pubblicare ufficialmente i processi, su dati reali già associati al processo di workflow.

In questo modo, è possibile rendersi conto immediatamente della correttezza o meno dei processi definiti, senza alterare lo stato

 

Configurare il Workflow

Le operazioni da effettuare in fase di configurazione di CompEd Workflow sono:

  • definire l'organigramma (gli utenti che collaborano ad un certo flusso documentale previsto dalle procedure aziendali)
  • definire i filtri, ossia l'insieme di controlli, condizioni e azioni che determinano la visibilità di un documento da parte dell'utente collegato in una determinata fase del processo di workflow
  • definire i form (moduli), ossia le maschere di visualizzazione dei documenti da parte degli utenti, per ogni tipo di documento e per ogni filtro
  • definire i criteri di autorizzazione sui dati e sui documenti (possibilità di modificare dati, generare nuove versioni del documento etc) a livello di singolo utente o gruppi di utenti e assegnare i compiti a ciascuno
  • configurare le operazioni che compongono ciascun processo:
    • utenti partecipanti
    • gruppi di lavoro
    • operazioni autorizzate per ogni gruppo
    • tempistiche di svolgimento delle operazioni assegnate
    • definire la modalità di presentazione dei dati all'utente (form), per ogni attività da svolgere
    • assegnare i processi agli utenti
    • verificare i parametri impostati tramite appositi strumenti - quale ad esempio il simulatore Utenti

 

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