Certificazione di processo
Come eliminare i documenti cartacei con o senza l’intervento del notaio
La copia su supporto informatico di documenti in origine analogici avviene attraverso processi e strumenti in grado di assicurare che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto.
Ciò è possibile grazie a due procedure:
- il raffronto che prevede l’intervento del notaio (processo molto oneroso e in alcuni casi impraticabile). Le copie autentiche che vengono rilasciate dal notaio hanno lo stesso valore giuridico dell’originale depositato presso il notaio rogante e fanno piena prova fino a querela del falso;
- la certificazione di processo in cui una terza parte indipendente dà assicurazione scritta che un prodotto, un servizio, un processo è conforme ai requisiti specificati. In questo caso la copia fa prova fino a disconoscimento.
La Certificazione di Processo è una delle principali novità introdotte nell’allegato 3 delle «Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici» entrate in vigore a gennaio 2022.
Consente di eliminare i documenti cartacei anche senza l’intervento del notaio o del pubblico ufficiale, velocizzando così i processi di dematerializzazione del cartaceo adottando tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia.
Il ciclo completo di dematerializzazione
Il ciclo completo di dematerializzazione si divide in quattro fasi:
Analisi e progettazione
Il processo e l’archivio devono essere gestiti e/o realizzati in base alle esigenze specifiche di chi procede alla digitalizzazione documentale.
Normalizzazione
Il soggetto che si occupa della digitalizzazione dei documenti deve prendere in carico la documentazione e procedere con la riorganizzazione dei fascicoli.
Scansione
Le immagini devono essere digitalizzate sempre verificando la qualità del processo di digitalizzazione e dei documenti digitali così ottenuti. Le funzionalità minime per un software di elaborazione digitale delle immagini sono definite da AgID.
Indicizzazione
I dati vengono acquisiti e le eventuali incongruenze sono adeguatamente segnalate.
Validazione della certificazione di processo
Si determinano effetti:
- per l’ambito oggettivo: il ciclo di dematerializzazione deve essere certificato da organismo terzo in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001;
- per l’ambito soggettivo: il ciclo di dematerializzazione dovrà concludersi con il metodo del raffronto a campione dei documenti, generando una certificazione il cui risultato probatorio sarà differente a seconda che il rapporto di verificazione sia firmato da un pubblico ufficiale o da un soggetto privato.
Vantaggi della certificazione di processo
Possiamo sintetizzare i principali vantaggi in:
- eliminazione dei documenti cartacei, anche senza l’intervento del notaio o pubblico ufficiale;
- velocizzazione del processo di dematerializzazione;
- dematerializzazione anche di elevati volumi documentali;
- possibilità di effettuare la dematerializzazione laddove il metodo del raffronto potrebbe essere troppo oneroso o addirittura inapplicabile;
- eliminazione dei costi per lo stoccaggio fisico (fra cui i costi legati al rispetto delle relative norme) e dei rischi ad esso collegato (es: incendi e perdita dei documenti originali).
Per maggiori informazioni sul Servizio da noi offerto, contattaci:
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Certificazioni
Il Sistema di Gestione Integrato per i servizi di conservazione digitale a valore fiscale e legale e firma elettronica: avanzata, digitale e grafometrica e il processo di progettazione e dematerializzazione massiva dei documenti (certificazione di processo) di CompEd Servizi sono certificati ISO 27001:2022.
ISO 9.001: in corso di ottenimento.
ISO 37.001: in corso di ottenimento.
Gestione Documentale
FAQ
Gestione documentale in pillole
Principali concetti e domande frequenti sulla gestione documentale e sulle soluzioni di CompEd.
Possiamo dire che la gestione documentale è il modo corretto di trattare un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.
Il documento deve essere gestito in modo efficace, creando un processo documentale condiviso.
Archiviazione, ricerca, condivisione interna e esterna, invio multi-canale conservazione digitale sono alcuni degli elementi importanti della gestione documentale.
- diminuzione dei costi per la stampa (in particolare di circa il 90% del costo della carta) e per lo spazio di archiviazione fisica dei documenti;
- riduzione generale dei costi grazie alla semplificazione e ottimizzazione dei workflow interni;
- riduzione dei tempi di gestione del documento e della ricerca interna;
- velocità nel reperimento dei documenti e nell’inoltro a uffici interni o esterni all’azienda;
- maggiore efficienza;
- maggiore competitività rispetto ad aziende poco organizzate e quindi poco efficienti;
- sicurezza delle informazioni.
Il prezzo di un sistema di gestione documentale varia in base alle esigenze del Cliente.
CompEd può fornire soluzioni standard oppure ad hoc (personalizzate).
In generale, si riesce a ripagare il costo sostenuto grazie al risparmio che si può ottenere dai vantaggi conseguenti all’implementazione di un sistema di gestione documentale e workflow documentale.
Certamente. I nostri esperti sono disponibili per una demo online, su appuntamento.
Durante la demo sarà possibile vedere le principali funzioni della soluzione di gestione documentale di CompEd, richiedere informazioni e al termine ricevere un’offerta.
Si, certo. In generale, i nostri tecnici possono collegarsi via web ai sistemi del Cliente anche se, talvolta, può essere necessario essere presenti presso la sede del Cliente stesso.
Le tempistiche di installazione dipendono dalla personalizzazione richiesta dal Cliente, da quante tipologie di documento si desidera gestire, dalle procedure workflow che si desidera attivare.
L’installazione del software e l’implementazione delle funzioni principali di gestione documentale e workflow documentale possono essere effettuate, mediamente, in pochi giorni.
In caso di progetti importanti il tempo necessario aumenta.
Si possono utilizzare soluzioni informatiche adeguate e in particolare sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS).
Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate), gestiscono e archiviano documenti in uscita e ricevono, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).
È possibile organizzare la propria azienda con soluzioni in locale oppure in outsourcing. Ci sono sul mercato varie alternative, tra cui quella di CompEd.
I documenti possono essere spediti automaticamente ai destinatari:
- in forma elettronica via PEC, e-mail o Web;;
- su carta, tramite Postel o Koinè;
- tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto);
Certamente, il Cliente può decidere se e quali documenti conservare digitalmente, tenendo conto che per alcune tipologie la legge ne prevede l’obbligo (esempio: fatture elettroniche attive e passive, PEC).
Con il software di CompEd, si può decidere di conservare i documenti in locale oppure scegliere il servizio in outsourcing di CompEd Servizi.
Sì, ciascun utente può consultare i documenti di sua pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti.
Possiamo dire che la gestione documentale è il modo corretto di trattare un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.
Il documento deve essere gestito in modo efficace, creando un processo documentale condiviso.
Archiviazione, ricerca, condivisione interna e esterna, invio multi-canale conservazione digitale sono alcuni degli elementi importanti della gestione documentale.
Si possono utilizzare soluzioni informatiche adeguate e in particolare sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS).
Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate), gestiscono e archiviano documenti in uscita e ricevono, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).
- diminuzione dei costi per lo spazio di archiviazione fisica dei documenti e dei costi per la stampa (in particolare il costo della carta, di circa il 90%)
- riduzione generale dei costi grazie alla semplificazione e ottimizzazione dei workflow interni;
- riduzione dei tempi di gestione del documento e della ricerca interna;
- velocità nel reperimento dei documenti e nell’inoltro a uffici interni o esterni all’azienda;
- maggiore efficienza;
- maggiore competitività rispetto ad aziende poco organizzate e quindi poco efficienti;
- sicurezza delle informazioni.
È possibile organizzare la propria azienda con soluzioni in locale oppure in outsourcing. Ci sono sul mercato varie alternative, tra cui quella di CompEd.
Il prezzo di un sistema di gestione documentale varia in base alle esigenze del Cliente.
CompEd può fornire soluzioni standard oppure ad hoc (personalizzate).
In generale, si riesce a ripagare il costo sostenuto grazie al risparmio che si può ottenere dai vantaggi conseguenti all’implementazione di un sistema di gestione documentale e workflow documentale.
Certamente. I nostri esperti sono disponibili per una demo online, su appuntamento.
Durante la demo sarà possibile vedere le principali funzioni della soluzione di gestione documentale di CompEd, richiedere informazioni e al termine ricevere un’offerta.
Si, certo. In generale, i nostri tecnici possono collegarsi via web ai sistemi del Cliente anche se, talvolta, può essere necessario essere presenti presso la sede del Cliente stesso.
Le tempistiche di installazione dipendono dalla personalizzazione richiesta dal Cliente, da quante tipologie di documento si desidera gestire, dalle procedure workflow che si desidera attivare.
L’installazione del software e l’implementazione delle funzioni principali di gestione documentale e workflow documentale possono essere effettuate, mediamente, in pochi giorni.
In caso di progetti importanti il tempo necessario aumenta.
I documenti possono essere spediti automaticamente ai destinatari:
- in forma elettronica via PEC, e-mail o Web;
- su carta, tramite Postel o Koinè;
- tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto);
Certamente, il Cliente può decidere se e quali documenti conservare digitalmente, tenendo conto che per alcune tipologie la legge ne prevede l’obbligo (esempio: fatture elettroniche attive e passive, PEC).
Con il software di CompEd, si può decidere di conservare i documenti in locale oppure scegliere il servizio in outsourcing di CompEd Servizi.
Non dover pensare praticamente a nulla!
Scegliendo CompEd Servizi, si sceglie di affidarsi a un Conservatore Accreditato AgID.
Sì, ciascun utente può consultare i documenti di sua pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti.
Le risposte non ti hanno soddisfatto? Hai altre domande?
Non esitare a contattarci per maggiori informazioni e per fissare una demo online delle nostre soluzioni. Basterà poco del tuo tempo e senza impegno potrai ricevere un’offerta ad hoc per la tua soluzione di gestione documentale.
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Soluzioni CompEd
Puoi approfondire gli argomenti relativi alla gestione documentale, al workflow documentale, la conservazione digitale e tutte le altre soluzioni di CompEd, visitando le singole pagine:
Gestione Documentale
Workflow
Fatturazione Elettronica
Conservazione Digitale
Firma Digitale
Invio documenti multi-canale
Interfaccia web
Gestione PEC
Conservazione Sostitutiva
Conservazione Sostitutiva
Conservazione Sostitutiva: come possiamo definirla?
“La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).”
(Definizione: fonte Wikipedia)
Conservazione Sostitutiva: eliminiamo i documenti su carta ma non solo
La conservazione sostitutiva dei documenti è quindi un processo che consente, per alcune tipologie di documenti, di eliminare la carta e per altri di mantenere la loro validità.
Oggi molti documenti nascono già in formato digitale (per esempio le fatture elettroniche). Si parla quindi più propriamente di “conservazione digitale”. La carta viene completamente eliminata già dall’origine e per questi documenti la conservazione digitale è obbligatoria per legge: per mantenerne la loro validità devono essere conservati nel loro formato originale (digitale).
Ormai la quasi totalità delle aziende è dotata di un sistema informatico che consente la gestione dei documenti aziendali in formato digitale. La legge nel tempo ha imposto l’obbligatorietà del formato digitale per alcune tipologie documentali per cui anche le aziende più piccole e i professionisti si sono dovuti adeguare (con strumenti propri oppure adottando soluzioni in outsoucing). La disponibilità di documenti in questo formato ne rende più facile e veloce la gestione, oltre che meno onerosa.
Conservazione sostitutiva: la normativa
A partire dal 1994 in Italia sono state emanate una serie di norme che hanno consentito di creare la base per arrivare all’attuale normativa.
Per quanto riguarda i documenti fiscali, è Il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 2004 che ha stabilito le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".
Con questo decreto sono stati fissati alcuni concetti fondamentali per la conservazione e in particolare:
- la necessità di marcare i documenti con un riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica;
- la memorizzazione su supporti che ne garantivano la leggibilità nel tempo;
- il Responsabile della Conservazione.
Approfondimenti sulle principali normative alla pagina: https://comped.it/firma-digitale/per-saperne-di-piu/normativa
Che cosa significa quindi conservare un documento in modalità sostitutiva?
Significa sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge italiana ed europea che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, anche nel caso in cui la sua origine sia già nel formato digitale.
La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti. Tali documenti, anche se in origine cartacei, possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale, dall'eliminazione della carta e dalla disponibilità del documento.
Gli strumenti della Conservazione Sostitutiva: quali sono?
Gli strumenti che consentono di produrre e conservare digitalmente i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) sono:
Tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma).
Informazione che contiene la data e l'ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo.
Evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l'identità del soggetto che utilizza la firma digitale).
Sottoporre un documento a conservazione sostitutiva non significa “salvarlo” su un PC o su un dispositivo esterno. E’ molto di più. E’ sottoporre il documento (sia esso cartaceo o digitale) a una precisa procedura stabilita dalla legge, con gli strumenti sopra identificati. E’ mantenere il documento digitale archiviato in un apposito sistema di conservazione, che ne garantisca i principi di immodificabilità, leggibilità e integrità.
Documenti in origine digitali
Nascono in modalità digitale, per legge:
- le fatture elettroniche attive e passive;
- le PEC;
- documenti firmati digitalmente (per esempio contratti).
Per questi documenti è obbligatoria, sempre per legge, la conservazione digitale.
Approfondimenti:
Conservazione sostitutiva: vantaggi
Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute
Risposte rapide ai clienti, partner e fornitori
Recupero di spazio in precedenza utilizzato per la tenuta dei documenti su carta
Recupero di personale a attività produttive
Riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti
Migliore organizzazione
Miglioramento dell'immagine aziendale: efficienza, modernità, rapidità
Maggiore competitività
Conservazione sostitutiva: in house oppure in outsourcing
Puoi decidere di conservare i tuoi documenti in locale sui tuoi sistemi oppure affidarti a un fornitore esterno che si occuperà di tutto il processo di conservazione.
Qual è la differenza?
Conservazione in house (presso la tua Azienda)
Devi occuparti di tutto tu:
- devi avere un software che sia in grado di effettuare la conservazione sostitutiva, secondo la più recente normativa;
- devi avere un software di firma digitale;
- devi avere un account di marcatura temporale;
- devi rispettare tutti i vincoli tecnici imposti dalla normativa (per esempio il software di gestione documentale e quello di conservazione devono essere su due server differenti);
- devi rispettare tutte le prescrizioni normative;
- devi sempre rimanere aggiornato sul tema;
- devi redigere il Manuale della Conservazione.
Conservazione in outsourcing (sui sistemi un soggetto esterno):
Non devi pensare a nulla se non ad affidarti a un partner esperto del settore. E possibilmente Accreditato AgID.
Secondo le nuove norme, in vigore dal 1° gennaio 2022, sarà il tuo Responsabile della Conservazione a dover predisporre e aggiornare il Manuale della Conservazione.
La soluzione software di CompEd Global Document System
La soluzione software di CompEd è Global Document System:
- Gestione e archiviazione di tutti i documenti
- Gestione delle procedure e dei flussi documentali (Workflow)
- Conservazione sostitutiva
- Libri e documenti contabili elettronici con valore fiscale
- Firma digitale
- Accesso ai documenti tramite Internet
- Spedizione automatica dei documenti tramite PEC, e-mail, fax o su carta (Postel, Koinè)
- Gestione della PEC
CompEd è stata la prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di prodotti conformi ai requisiti della legge italiana per la firma digitale e per i documenti informatici con valore legale e da oltre 20 anni produce e distribuisce software in questo settore.
I servizi di CompEd
Se scegli di affidare ad un terzo tutto il processo di conservazione sostitutiva, scegli CompEd Servizi.
Maggiori informazioni sui servizi le trovi alla pagina conservazione-digitale.
Conservazione Sostitutiva
In house:
In outsourcing:
Conservazione sostitutiva: i prezzi
Puoi vedere direttamente sul nostro sito il prezzo di alcuni servizi di conservazione digitale.
PEC Valore Certo
Il servizio conservazione a norma delle PEC e di protezione del loro valore legale nel tempo.
Servizio di Conservazione Digitale del Libri Contabili (e altri documenti)
Riservato ai Commercialisti.
Servizio di Conservazione dei corrispettivi delle Vending Machines
Per adempiere ai requisiti di conservazione del decreto legislativo n.127/2015.
Per la conservazione digitale di altri documenti e per offerte personalizzate, contattaci.
Compila il form oppure chiamaci allo 010 613.79.26 r.a
Vuoi saperne di più sulla conservazione digitale? Consulta la nostra FAQ
Conservazione Documenti
Quali documenti conservare e per quanto tempo
La conservazione dei documenti è un argomento importante non solo per gli aspetti di tenuta (intesa come modalità di conservazione dei documenti) ma anche per le tempistiche di conservazione.
La legge infatti prevede l’obbligo di conservazione per alcune tipologie documentali, stabilendone le modalità e le tempistiche.
Nell’ordinamento italiano sono state introdotte numerose disposizioni - recepimenti anche di normative Europee - a partire dal 2004, riguardanti la conservazione sostitutiva dei documenti e la fatturazione elettronica.
Si possono conservare in formato elettronico, per esempio, i seguenti documenti:
- Libro giornale;
- Libro degli inventari;
- Libro mastro;
- Scritture ausiliarie di magazzino;
- Registro dei beni ammortizzabili;
- Registri Iva;
- Dichiarazioni fiscali;
- Modelli di pagamento F23 e F24;
- Libri sociali;
- Bilancio e documenti annessi;
- Fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
- Ricevute e scontrini fiscali.
Laddove la legge non impone un obbligo di conservazione del documento in formato digitale (previsto invece per documenti quali le fatture elettroniche attive, passive e le PEC) è possibile scegliere una tenuta cartacea "classica oppure, certamente migliore per tutti i vantaggi che offre, una tenuta in formato elettronico.
Per approfondimenti visita la pagina: https://www.comped.it/conservazione-sostitutiva.
Conservazione dei soli documenti contabili?
Certamente no! La conservazione dei documenti aziendali non si limita solo a quelli di natura contabile e per i quali la legge stabilisce un obbligo ma anche a tutti quei documenti che per un'azienda rivestono importanza per il normale svolgimento della propria attività (per esempio i contratti, le comunicazioni via e-mail o via posta tradizionale).
Avere a disposizione i documenti, in formato leggibile e valido nel tempo, è fondamentale nei rapporti tra privati, imprese e pubbliche amministrazioni e quindi diventa di vitale importanza essere dotati degli strumenti adeguati per la loro tenuta.
Le soluzioni per la gestione documentale e la conservazione a norma
CompEd da anni progetta e realizza tutto il software di gestione documentale e conservazione sostitutiva documenti, fornendo strumenti conformi a tutte le più recenti normative italiane in materia.
Grazie a CompEd Servizi, Conservatore Accreditato AgID, offre anche servizi professionali per la conservazione digitale.
Puoi quindi scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze per avere sempre disponibili online i tuoi documenti e conservati a norma:
Tempistiche di Conservazione Documenti
Per quanto riguarda le tempistiche di conservazione dei documenti è l'art. 220 del Codice Civile che fissa un termine di almeno dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.
Tempistica differente è prevista dal Fisco: normalmente si tratta di cinque anni dalla fine dell'esercizio a cui le scritture si riferiscono ma, in caso di contenzioso pendente, il periodo può essere esteso fino alla fine dell'accertamento relativo al periodo d'imposta e quindi anche oltre i dieci anni previsti dal Codice Civile.
Sembra pertanto opportuno considerare un periodo di conservazione dei documenti contabili obbligatori superiore ai dieci anni.
Archiviazione Documentale
Archiviazione documentale: carta e digitale
L'archiviazione documentale di tutte le informazioni e i documenti presenti in Azienda deve, oggi, tenere conto della presenza e della necessità di gestire la carta e l'elettronico.
Alcuni documenti aziendali sono ancora in formato cartaceo, altri invece nascono già come documenti elettronici, altri ancora arrivano in Azienda come documenti elettronici firmati digitalmente.
La possibilità di archiviare entrambe le tipologie secondo la loro natura è una soluzione attuabile ma è necessario avere un sistema ben organizzato e funzionale.
Sarebbe preferibile scegliere un'unica modalità di tenuta dei documenti, per agevolarne la gestione e migliorare l'efficienza aziendale ma in molti casi la carta e l'elettronico sono ancora presenti entrambi.
Tutti i documenti, siano anche di natura cartacea, possono essere tenuti e conservati in modalità elettronica. Questo consente di conseguire importanti vantaggi in termini di spazio e costi.
Software per archiviare documenti: scegli CompEd e la sua soluzione
CompEd offre un sistema di archiviazione documentale completo:
acquisizione e archiviazione di documenti attivi (qualsiasi formato)
acquisizione e archiviazione di documenti passivi (utilizzo del codice a barre)
e la gestione completa dei documenti archiviati:
conservazione digitale
spedizione multicanale (e-mail, PEC, fax, posta ibrida, posta tradizionale)
accesso via web
workflow
firma digitale
gestione della PEC
Per approfondimenti:
Gestione Documentale
Workflow
Fatturazione Elettronica
Conservazione Digitale
Invio documenti multi-canale
Interfaccia web
Gestione PEC
Archiviazione Documentale: richiesta contatto / maggiori informazioni
CompEd è disponibile a mostrarti le soluzioni di archiviazione documentale, gestione documentale, workflow fissando un appuntamento per una demo remota del software.
Poco del tuo tempo per vedere l'intero sistema offerto (o se preferisci solo alcune delle funzionalità).
Richiedi maggiori informazioni
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