Certificazione di processo
Come eliminare i documenti cartacei con o senza l’intervento del notaio
La copia su supporto informatico di documenti in origine analogici avviene attraverso processi e strumenti in grado di assicurare che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento analogico da cui è tratto.
Ciò è possibile grazie a due procedure:
- il raffronto che prevede l’intervento del notaio (processo molto oneroso e in alcuni casi impraticabile). Le copie autentiche che vengono rilasciate dal notaio hanno lo stesso valore giuridico dell’originale depositato presso il notaio rogante e fanno piena prova fino a querela del falso;
- la certificazione di processo in cui una terza parte indipendente dà assicurazione scritta che un prodotto, un servizio, un processo è conforme ai requisiti specificati. In questo caso la copia fa prova fino a disconoscimento.
La Certificazione di Processo è una delle principali novità introdotte nell’allegato 3 delle «Linee Guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici» entrate in vigore a gennaio 2022.
Consente di eliminare i documenti cartacei anche senza l’intervento del notaio o del pubblico ufficiale, velocizzando così i processi di dematerializzazione del cartaceo adottando tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia.
Il ciclo completo di dematerializzazione
Il ciclo completo di dematerializzazione si divide in quattro fasi:
Analisi e progettazione
Il processo e l’archivio devono essere gestiti e/o realizzati in base alle esigenze specifiche di chi procede alla digitalizzazione documentale.
Normalizzazione
Il soggetto che si occupa della digitalizzazione dei documenti deve prendere in carico la documentazione e procedere con la riorganizzazione dei fascicoli.
Scansione
Le immagini devono essere digitalizzate sempre verificando la qualità del processo di digitalizzazione e dei documenti digitali così ottenuti. Le funzionalità minime per un software di elaborazione digitale delle immagini sono definite da AgID.
Indicizzazione
I dati vengono acquisiti e le eventuali incongruenze sono adeguatamente segnalate.
Validazione della certificazione di processo
Si determinano effetti:
- per l’ambito oggettivo: il ciclo di dematerializzazione deve essere certificato da organismo terzo in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001;
- per l’ambito soggettivo: il ciclo di dematerializzazione dovrà concludersi con il metodo del raffronto a campione dei documenti, generando una certificazione il cui risultato probatorio sarà differente a seconda che il rapporto di verificazione sia firmato da un pubblico ufficiale o da un soggetto privato.
Vantaggi della certificazione di processo
Possiamo sintetizzare i principali vantaggi in:
- eliminazione dei documenti cartacei, anche senza l’intervento del notaio o pubblico ufficiale;
- velocizzazione del processo di dematerializzazione;
- dematerializzazione anche di elevati volumi documentali;
- possibilità di effettuare la dematerializzazione laddove il metodo del raffronto potrebbe essere troppo oneroso o addirittura inapplicabile;
- eliminazione dei costi per lo stoccaggio fisico (fra cui i costi legati al rispetto delle relative norme) e dei rischi ad esso collegato (es: incendi e perdita dei documenti originali).
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Certificazioni
Il Sistema di Gestione Integrato per i servizi di conservazione digitale a valore fiscale e legale e firma elettronica: avanzata, digitale e grafometrica e il processo di progettazione e dematerializzazione massiva dei documenti (certificazione di processo) di CompEd Servizi sono certificati ISO 27001:2022.
ISO 9.001: in corso di ottenimento.
ISO 37.001: in corso di ottenimento.