FAQ: domande frequenti e risposte utili sulla conservazione digitale

La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici (art.44 del CAD).

• Conservazione sostitutiva: termine utilizzato fino a qualche anno fa per indicare, in generale, il processo di dematerializzazione di un documento cartaceo. Una volta passato dal formato cartaceo a quello digitale, il documento doveva poi essere conservato in ambiente digitale.
• Conservazione digitale: termine che viene invece utilizzato attualmente sia con riferimento alla conservazione di documenti digitali creati da un originale cartaceo, sia alla conservazione di documenti che sono digitali già dalla loro origine.

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Le modalità operative sono:

• natura e funzione del sistema, cioè dire la descrizione del sistema di conservazione;
• modelli organizzativi, ovvero se la conservazione è svolta all’interno della struttura o affidata a terzi in modo totale o parziale;
• ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti: produttore, utente, responsabile della conservazione;
• descrizione del processo di conservazione;
• profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

No, la Pubblica Amministrazione deve necessariamente rivolgersi ad un Conservatore Accreditato AgID.

Sì, le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo, a partire dall'11 ottobre 2015, in base all'articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva.

Per conservare a norma i documenti fiscali come fatture, libri contabili etc sono necessari i seguenti strumenti:

• la firma digitale;
• il riferimento temporale;
• la marcatura temporale.

La firma digitale è la tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma).

Il riferimento temporale è l’informazione che contiene la data e l'ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo.

La marcatura temporale è l’evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l'identità del soggetto che utilizza la firma digitale).

L’archiviazione di un documento consiste nella sua memorizzazione su un supporto (cd, dvd,PC etc). Il documento può essere all'origine digitale oppure può essere una scansione di un documento cartaceo.

La conservazione digitale consiste nel conservare documenti di varia natura, anche quelli che erano all’origine cartacei, ed è un processo successivo all’archiviazione. La conservazione digitale implica quindi la sostituzione della conservazione su carta con la conservazione in modalità digitale anche per quei documenti che, in origine, erano cartacei.

La conservazione digitale è disciplinata dalla legge (al contrario della semplice archiviazione digitale),e in particolare dall’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e da altri successivi decreti attuativi.

Per poter conservare i documenti a norma di legge è indispensabile utilizzare i seguenti formati:

• PDF - PDF/A
• TIFF
• JPG
• Office Open XML (OOXML)
• Open Document Format
• XML
• TXT
• Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)

Possono essere conservate le seguenti scritture contabili:

• libro giornale;
• libro degli inventari;
• libro mastro;
• scritture ausiliarie di magazzino;
• registro dei beni ammortizzabili;
• registri Iva;
• dichiarazioni fiscali;
• modelli di pagamento F23 e F24;
• libri sociali;
• bilancio e documenti annessi;
• fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
• ricevute e scontrini fiscali;
• registro di protocollo.

Naturalmente possono essere conservati anche documenti di natura diversa da quella contabile.

La legge prevede l’obbligo di conservazione per alcune tipologie documentali, stabilendone le modalità e le tempistiche. Ne sono un esempio:

• PEC – Posta Elettronica Certificata;
• Fatture Elettroniche attive e passive;
• Contratti firmati digitalmente

Le norme più importanti sono:

• Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali
• Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”

Il Responsabile della Conservazione (RdC) è un soggetto (una persona fisica) appartenente all’organizzazione dell’azienda, responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 7 delle regole tecniche previste dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 ( “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” del sistema di conservazione).

Le norme stabiliscono che il Responsabile della Conservazione (RdC):

1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
2. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
3. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
4. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione
5. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
6. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
7. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
8. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
9. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
10. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
11. provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti.

Nella Pubblica Amministrazione il RdC è nominato all’interno dello stesso Ente, in accordo l’art. 7, commi 3 e 4 delle Regole Tecniche.

Nel caso di aziende private, ove non espressamente comunicato, il ruolo di RdC è assunto dal Rappresentante Legale.

Nel caso di persone fisiche il ruolo di RdC è assunto in prima persona dal soggetto stesso.

Sì, il RdC può affidare a un soggetto esterno lo svolgimento di tutte o di parte le attività connesse con le proprie responsabilità, in accordo con l’art. 6, comma 6 delle Regole Tecniche.

Affidare a un soggetto esterno l’attività di conservazione digitale consente di generare risparmi in termini di costi e risorse oltre che consente di limitare i rischi.

Nel caso di conservazione in locale infatti è necessario:

• disporre di un software che sia in grado di effettuare il processo di conservazione digitale secondo la più recente normativa;
• avere un software di firma digitale;
• avere un account di marcatura temporale;
• rispettare tutti i vincoli tecnici imposti dalla normativa (per esempio il software di gestione documentale e quello di conservazione devono essere su due server differenti);
• rispettare tutte le prescrizioni normative;
• essere sempre aggiornato sul tema;
• redigere il Manuale della Conservazione.

Tra i principali vantaggi possiamo elencare:

• recupero di spazio che in precedenza veniva dedicato agli archivi cartacei;
• velocità nel reperimento delle informazioni e nelle risposte a clienti, fornitori, colleghi etc;
• riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti;
• recupero di personale a attività produttive;
• migliore organizzazione;
• maggiore competitività;
• immagine aziendale di efficienza e modernità.

Normalmente i servizi di conservazione di CompEd includono la conservazione digitale dei documenti per 10 anni oltre quello di sottoscrizione.

Soltanto in alcuni casi (ma è espressamente indicato), la conservazione è valida per 12 mesi.

Ai sensi dell’articolo 3, comma 3, del D.M. 17.06.14 (che rinvia all’articolo 7, comma 4-ter, del D.L. n. 357/1994) “la conservazione dei documenti informatici, ai fini della rilevanza fiscale, deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, da intendersi, in un’ottica di semplificazione e uniformità del sistema, con il termine di presentazione delle dichiarazioni dei redditi”.

CompEd provvede quindi a conservare i documenti entro la scadenza prevista dalle norme. Richiede però che i documenti siano presenti nel sistema con un po' di anticipo, in modo da poter eseguire tutto il processo di conservazione di tutti i documenti presenti (milioni) in tempo.

Fino al 31 maggio 2019 i termini erano:

Chiusura anno fiscale + 9 mesi = invio dichiarazione dei redditi

La regola è stata modificata dall’entrata in vigore della Legge n. 58 del 28 giugno 2019, conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34, recante misure urgenti di crescita economica e per la risoluzione di specifiche situazioni di crisi.

L’articolo 4-bis, comma 2, ha modificato l’art. 2 del DPR 22 luglio 1998, n. 322 e ha cambiato “del nono mese” con “dell’undicesimo mese” per cui i termini per l’invio della dichiarazione dei redditi passano da 9 a 11 mesi.

Chiusura anno fiscale + 11 mesi = invio dichiarazione dei redditi

CompEd stabilisce il termine ultimo per il caricamento e lo comunica ai propri clienti (normalmente con un messaggio sul portale o via email).

Se il termine fissato da CompEd è scaduto, puoi contattarci per verificare la possibilità di procedere comunque. In questo caso potrebbe essere addebito un costo extra, da concordare con noi.

Per i documenti per i quali è obbligatoria la conservazione digitale, devi provvedere al più presto anche se il termine è già scaduto.

Puoi accedere all’area riservata del nostro portale utilizzando le credenziali che ti sono state fornite al momento dell’acquisto.

Per i dettagli sull’utilizzo del portale puoi consultare la Guida che troverai sempre all’interno del portale oppure rivolgerti alla nostra assistenza clienti.

Il Manuale della Conservazione (MdC) è il documento informatico che descrive in dettaglio l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

Il Manuale della Conservazione deve essere redatto dal Responsabile della Conservazione.

Il Responsabile della Conservazione digitale dei documenti può però decidere di affidare il processo di conservazione, o parte di esso, a un soggetto esterno. In questo caso, la stesura e l’aggiornamento del Manuale della Conservazione dovrà essere effettuata da quest’ultimo.

I Pacchetti di Versamento (PdV) sono strutture logiche che consistono in insiemi di file (i documenti) che vengono “versati” nel sistema di conservazione.

Sono fisicamente accumulati in un’area del sistema e, allo scadere del tempo programmato vengono “congelati” in un Pacchetto di Archiviazione (PdA), tramite firma digitale e marca temporale del Responsabile del Servizio di Conservazione.

Il Pacchetto di Archiviazione (PdA) è l’unità di informazione fondamentale per la conservazione. In generale un PdA rappresenta un insieme di documenti, di pertinenza di un Canale di conservazione, costituendo un segmento temporale dell’archivio conservato.

Tecnicamente si tratta di un insieme di file, organizzati in un set di cartelle di file secondo una strategia che ottimizza le prestazioni di accesso ai singoli oggetti, completati da un IPdA - Indice del Pacchetto di Archiviazione. Tale IPdA contiene:

• informazioni per identificare il Produttore che ha originato gli oggetti contenuti (Provenance);
• informazioni identificative del canale e della collocazione del PdA nel Canale (Context), con intrinseca definizione dei diritti di fruizione (Access Rights);
• un riferimento a ciascun oggetto conservato, consentendone l’univoca identificazione e l’automatico reperimento (Reference);
• il valore hash di ogni oggetto, consentendo in ogni istante la verifica di integrità (Fixity);
• l’intero set di metadati associati a ciascun oggetto.

L’intero IPdA, in accordo con le Regole Tecniche, è firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di Conservazione (o da soggetto validamente delegato da esso) e contestualmente corredato di una Marca Temporale per fissare l’istante di firma in modo opponibile ai terzi.

Esistono diverse tipologie di Pacchetto di Distribuzione (PdD):

• PdD destinato all’esportazione di un intero PdA: in questo caso lo scopo della produzione del PdD è l’esportazione di un intero Pacchetto di Archiviazione; la finalità può essere ad esempio la migrazione verso un diverso Conservatore (o alla replica per ragioni di ridondanza), la fornitura della copia di un PdA al Cliente per propri scopi di consultazione/archiviazione privata, ecc. In questo caso il contenuto del PdD coincide esattamente con quello del PdA, di fatto ne è un duplicato informatico;
• PdD strutturato, ottenuto per estrazione: in questo caso il contenuto non coincide con quello di un PdA, ma è il risultato di una estrazione da uno o più PdA; la qualifica di “strutturato” indica che la forma è la stessa del PdA, quindi corredata di un indice (che in questo caso è denominato IPdD – Indice Pacchetto di Distribuzione) che ha lo stesso formato ma reca precise indicazioni sulla natura di un PdD rispetto a quella di un PdA. La firma qualificata (del Responsabile del Servizio di Conservazione o suo delegato) e l’eventuale marca temporale associate a questo IPdD sono apposte al momento della produzione del PdD stesso.

Una volta che i documenti sono immessi nel sistema e che il sistema provvede ad organizzarne la tenuta nel tempo, è possibile effettuare un’attività di consultazione. Il processo tramite il quale questa consultazione è posta in essere si definisce “Esibizione”.

In termini assolutamente generali gli utenti interagiscono con il sistema sottomettendo delle interrogazioni (cioè queries) ed ottenendo risposte a tali interrogazioni. Da queste risposte l’utente può limitarsi a visualizzare/stampare/esportare semplici copie dei documenti, oppure far seguire veri e propri ordini (orders) che determinano la produzione di Pacchetti di Distribuzione – PdD.

I dati non vengono “automaticamente” cancellati alla scadenza dei 10 anni, è prevista una procedura di scarto descritta nel Manuale della Conservazione (MdC).

Al momento non sono ancora trascorsi i 10 anni per alcun PdA (il DPCM relativo alle Regole Tecniche sulla conservazione risale solo al 2013). Le procedure di scarto sono quindi ancora “virtuali”.

I Pacchetti di Distribuzione possono essere consegnati all’utente essenzialmente in due modalità alternative:

a) mediante la consegna fisica di supporti fisici rimovibili (es. CD, DVD, Blue Ray, hard disk, memorie flash, ecc.);

b) mediante il trasferimento telematico di dati.