Conservazione Digitale

FAQ

Che cos’è la conservazione digitale? +

La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici.

Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici

Qual è la differenza tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale? +
  • Conservazione sostitutiva: terminologia utilizzata fino a qualche anno fa per indicare, in generale, il processo di dematerializzazione di un documento cartaceo. Una volta che il documento era disponibile in formato digitale, doveva poi essere conservato in ambiente digitale.
  • Conservazione digitale: termine che viene invece utilizzato attualmente per indicare sia la conservazione di documenti digitali creati da un originale cartaceo, sia la conservazione di documenti che sono digitali già dalla loro origine.
Chi definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione? +

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Accreditata da AgID per la Conservazione Digitale dei Documenti

Quali sono le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione? +

Le modalità operative sono:

  • natura e funzione del sistema, cioè dire la descrizione del sistema di conservazione;
  • modelli organizzativi, ovvero se la conservazione è svolta all’interno della struttura o affidata a terzi in modo totale o parziale;
  • ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti: produttore, utente, responsabile della conservazione;
  • descrizione del processo di conservazione;
  • profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.
Che cosa significa essere conservatore accreditato AgID? +

L’art. 44 bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. lgs. 82/2005) definisce i Conservatori Accreditati come “i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e intendono conseguire il riconoscimento dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza”.

Quali sono i requisiti per diventarle Conservatore Accreditato AgID? +

Le modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici vengono definite da AgID.

La Circolare n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014) definisce:

  • i requisiti per l’accreditamento dei conservatori;
  • le modalità di presentazione della domanda;
  • l’iter istruttorio:
  • le linee guida per la vigilanza.

Ai fini della vigilanza i conservatori accreditati sono tenuti a trasmettere ad AgID i dati relativi all'attività quadrimestrale di conservazione: tali dati vengono sintetizzati in relazioni periodiche predisposte dall'Agenzia.

La Pubblica Amministrazione può affidare il processo di conservazione a un qualsiasi soggetto esterno? +

No, la Pubblica Amministrazione deve necessariamente rivolgersi ad un Conservatore Accreditato AgID.

Come è possibile sapere se un soggetto è un Conservatore Accreditato AgID? +

L’elenco dei conservatori accreditati è disponibile sul sito di AgID alla pagina https://www.agid.gov.it/it/piattaforme/conservazione/conservatori-accreditati.

La Pubblica Amministrazione deve conservare tutti i documenti? +

Sì, le pubbliche amministrazioni sono tenute a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Anche il registro giornaliero di protocollo, a partire dall'11 ottobre 2015, in base all'articolo 7, comma 5 delle Regole tecniche per il Protocollo informatico, deve essere inviato in conservazione entro la giornata lavorativa successiva.

Quali strumenti sono necessari per conservare i documenti a norma? +

Gli strumenti che consentono di produrre e conservare digitalmente i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) sono:

  • la firma digitale;
  • il riferimento temporale;
  • la marcatura temporale.
Che cos’è la firma digitale? +

La firma digitale è la tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma).

Che cos’è il riferimento temporale? +

Il riferimento temporale è l’informazione che contiene la data e l'ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo.

Che cos’è la marcatura temporale? +

La marcatura temporale è l’evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l'identità del soggetto che utilizza la firma digitale).

Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione? +

L’archiviazione di un documento consiste nella sua memorizzazione su un supporto (cd, dvd,PC etc). Il documento può essere un documento digitale in origine oppure può essere una scansione di un documento in origine cartaceo.

La conservazione digitale è un processo successivo all’archiviazione che consiste nel conservare appunto documenti di varia natura, anche quelli che erano all’origine cartacei. Implica quindi la sostituzione della conservazione su carta con la conservazione in modalità digitale anche per quei documenti che, in origine, erano cartacei.

La conservazione digitale, al contrario della semplice archiviazione digitale, è disciplinata dalla legge e in particolare dall’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e da altri decreti attuativi successivi.

Quali sono i formati standard della Conservazione? +

Per poter conservare i documenti a norma di legge è indispensabile utilizzare i seguenti formati:

  • PDF - PDF/A
  • TIFF
  • JPG
  • Office Open XML (OOXML)
  • Open Document Format
  • XML
  • TXT
  • Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)
Quali documenti possono essere conservati digitalmente? +

Possono essere conservate le seguenti scritture contabili:

  • libro giornale;
  • libro degli inventari;
  • libro mastro;
  • scritture ausiliarie di magazzino;
  • registro dei beni ammortizzabili;
  • registri Iva;
  • dichiarazioni fiscali;
  • modelli di pagamento F23 e F24;
  • libri sociali;
  • bilancio e documenti annessi;
  • fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
  • ricevute e scontrini fiscali;
  • registro di protocollo.

Naturalmente possono essere conservati anche documenti di natura diversa da quella contabile.

Quali sono i documenti che invece devono essere obbligatoriamente conservati in modalità digitale? +

La legge prevede l’obbligo di conservazione per alcune tipologie documentali, stabilendone le modalità e le tempistiche. Ne sono un esempio:

  • PEC – Posta Elettronica Certificata;
  • Fatture Elettroniche attive e passive;
  • Contratti firmati digitalmente
Quali sono le principali norme che regolano la conservazione digitale? +

Le norme più importanti sono:

  • Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 – “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa”
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali
  • Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 – “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”
Chi è il Responsabile della Conservazione? +

Il Responsabile della Conservazione (RdC) è un soggetto (una persona fisica) appartenente all’organizzazione dell’azienda, responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 7 delle regole tecniche previste dal Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 ( “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” del sistema di conservazione).

Quali sono i compiti del Responsabile della Conservazione? +

Le norme stabiliscono che il Responsabile della Conservazione (RdC):

  1. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
  2. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
  3. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
  4. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione
  5. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
  6. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
  7. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati; h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
  8. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
  9. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
  10. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
  11. provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti.
Chi può ricoprire il ruolo di Responsabile della Conservazione? +

Nella Pubblica Amministrazione il RdC è nominato all’interno dello stesso Ente, in accordo l’art. 7, commi 3 e 4 delle Regole Tecniche.

Nel caso di aziende private, ove non espressamente comunicato, il ruolo di RdC è assunto dal Rappresentante Legale.

Nel caso di persone fisiche il ruolo di RdC è assunto in prima persona dal soggetto stesso.

Il Responsabile della Conservazione può affidare a terzi alcuni dei suoi compiti? +

Sì, il RdC può affidare a un soggetto esterno lo svolgimento di tutte o di parte le attività connesse con le proprie responsabilità, in accordo con l’art. 6, comma 6 delle Regole Tecniche.

Perché delegare il processo di conservazione a un soggetto esterno? +

Affidare a un soggetto esterno l’attività di conservazione digitale consente di generare risparmi in termini di costi e risorse oltre che consente di limitare i rischi.

Nel caso di conservazione in locale infatti è necessario:

  • disporre di un software che sia in grado di effettuare il processo di conservazione digitale secondo la più recente normativa;
  • avere un software di firma digitale;
  • avere un account di marcatura temporale;
  • rispettare tutti i vincoli tecnici imposti dalla normativa (per esempio il software di gestione documentale e quello di conservazione devono essere su due server differenti);
  • rispettare tutte le prescrizioni normative;
  • essere sempre aggiornato sul tema;
  • redigere il Manuale della Conservazione.
Quali sono i vantaggi della conservazione digitale? +

Tra i principali vantaggi possiamo elencare:

  • recupero di spazio che in precedenza veniva dedicato agli archivi cartacei;
  • velocità nel reperimento delle informazioni e nelle risposte a clienti, fornitori, colleghi etc;
  • riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti;
  • recupero di personale a attività produttive;
  • migliore organizzazione;
  • maggiore competitività;
  • immagine aziendale di efficienza e modernità.

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