Conservazione Documenti
Quali documenti conservare e per quanto tempo
La conservazione dei documenti è un argomento importante non solo per gli aspetti di tenuta (intesa come modalità di conservazione dei documenti) ma anche per le tempistiche di conservazione.
La legge infatti prevede l’obbligo di conservazione per alcune tipologie documentali, stabilendone le modalità e le tempistiche.
Nell’ordinamento italiano sono state introdotte numerose disposizioni - recepimenti anche di normative Europee - a partire dal 2004, riguardanti la conservazione sostitutiva dei documenti e la fatturazione elettronica.
Si possono conservare in formato elettronico, per esempio, i seguenti documenti:
- Libro giornale;
- Libro degli inventari;
- Libro mastro;
- Scritture ausiliarie di magazzino;
- Registro dei beni ammortizzabili;
- Registri Iva;
- Dichiarazioni fiscali;
- Modelli di pagamento F23 e F24;
- Libri sociali;
- Bilancio e documenti annessi;
- Fatture attive e passive e Documenti di Trasporto;
- Ricevute e scontrini fiscali.
Laddove la legge non impone un obbligo di conservazione del documento in formato digitale (previsto invece per documenti quali le fatture elettroniche attive, passive e le PEC) è possibile scegliere una tenuta cartacea "classica oppure, certamente migliore per tutti i vantaggi che offre, una tenuta in formato elettronico.
Per approfondimenti visita la pagina: https://www.comped.it/conservazione-sostitutiva.
Conservazione dei soli documenti contabili?
Certamente no! La conservazione dei documenti aziendali non si limita solo a quelli di natura contabile e per i quali la legge stabilisce un obbligo ma anche a tutti quei documenti che per un'azienda rivestono importanza per il normale svolgimento della propria attività (per esempio i contratti, le comunicazioni via e-mail o via posta tradizionale).
Avere a disposizione i documenti, in formato leggibile e valido nel tempo, è fondamentale nei rapporti tra privati, imprese e pubbliche amministrazioni e quindi diventa di vitale importanza essere dotati degli strumenti adeguati per la loro tenuta.
Le soluzioni per la gestione documentale e la conservazione a norma
CompEd da anni progetta e realizza tutto il software di gestione documentale e conservazione sostitutiva documenti, fornendo strumenti conformi a tutte le più recenti normative italiane in materia.
Grazie a CompEd Servizi, Conservatore Accreditato AgID, offre anche servizi professionali per la conservazione digitale.
Puoi quindi scegliere la soluzione più adatta alle tue esigenze per avere sempre disponibili online i tuoi documenti e conservati a norma:
Tempistiche di Conservazione Documenti
Per quanto riguarda le tempistiche di conservazione dei documenti è l'art. 220 del Codice Civile che fissa un termine di almeno dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.
Tempistica differente è prevista dal Fisco: normalmente si tratta di cinque anni dalla fine dell'esercizio a cui le scritture si riferiscono ma, in caso di contenzioso pendente, il periodo può essere esteso fino alla fine dell'accertamento relativo al periodo d'imposta e quindi anche oltre i dieci anni previsti dal Codice Civile.
Sembra pertanto opportuno considerare un periodo di conservazione dei documenti contabili obbligatori superiore ai dieci anni.
