Conservazione Sostitutiva
Conservazione Sostitutiva
Conservazione Sostitutiva: come possiamo definirla?
“La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).”
(Fonte Wikipedia)
Conservazione Sostitutiva: eliminiamo i documenti su carta ma non solo
La conservazione sostitutiva dei documenti è quindi un processo che consente, per alcune tipologie di documenti, di eliminare la carta e per altri di mantenere la loro validità.
Oggi molti documenti nascono già in formato digitale (per esempio le fatture elettroniche). Si parla quindi più propriamente di “conservazione digitale”. La carta viene completamente eliminata già dall’origine e per questi documenti la conservazione digitale è obbligatoria per legge: per mantenerne la loro validità devono essere conservati nel loro formato originale (digitale).
Ormai la quasi totalità delle aziende è dotata di un sistema informatico che consente la gestione dei documenti aziendali in formato digitale. La legge nel tempo ha imposto l’obbligatorietà del formato digitale per alcune tipologie documentali per cui anche le aziende più piccole e i professionisti si sono dovuti adeguare (con strumenti propri oppure adottando soluzioni in outsoucing). La disponibilità di documenti in questo formato ne rende più facile e veloce la gestione, oltre che meno onerosa.
Conservazione sostitutiva: la normativa
A partire dal 1994 in Italia sono state emanate una serie di norme che hanno consentito di creare la base per arrivare all’attuale normativa.
Per quanto riguarda i documenti fiscali, è Il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 2004 che ha stabilito le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".
Con questo decreto sono stati fissati alcuni concetti fondamentali per la conservazione e in particolare:
- la necessità di marcare i documenti con un riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica;
- la memorizzazione su supporti che ne garantivano la leggibilità nel tempo;
- il Responsabile della Conservazione.
Approfondimenti sulle principali normative alla pagina: https://comped.it/firma-digitale/per-saperne-di-piu/normativa
Che cosa significa quindi conservare un documento in modalità sostitutiva?
Significa sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge italiana ed europea che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, anche nel caso in cui la sua origine sia già nel formato digitale.
La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti. Tali documenti, anche se in origine cartacei, possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale, dall'eliminazione della carta e dalla disponibilità del documento.
Gli strumenti della Conservazione Sostitutiva: quali sono?
Gli strumenti che consentono di produrre e conservare digitalmente i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) sono:
Tecnologia che consente di attribuire paternità, integrità e riservatezza ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici (garantisce l'autenticità cioè l'identità del soggetto che ha firmato e la non alterazione del documento dopo la firma).
Informazione che contiene la data e l'ora e che viene associata al documento informatico per datarlo in modo certo.
Evidenza informatica che contiene una data e un orario certo e che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale (il soggetto che eroga la marca temporale è un Ente Certificatore detto anche Time-Stamping Authority (TSA) che, operando nel rispetto della normativa in materia di firma digitale, garantisce l'identità del soggetto che utilizza la firma digitale).
Sottoporre un documento a conservazione sostitutiva non significa “salvarlo” su un PC o su un dispositivo esterno. E’ molto di più. E’ sottoporre il documento (sia esso cartaceo o digitale) a una precisa procedura stabilita dalla legge, con gli strumenti sopra identificati. E’ mantenere il documento digitale archiviato in un apposito sistema di conservazione, che ne garantisca i principi di immodificabilità, leggibilità e integrità.
Documenti in origine digitali
Nascono in modalità digitale, per legge:
- le fatture elettroniche attive e passive;
- le PEC;
- documenti firmati digitalmente (per esempio contratti).
Per questi documenti è obbligatoria, sempre per legge, la conservazione digitale.
Approfondimenti:
Conservazione sostitutiva: vantaggi
Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute
Risposte rapide ai clienti, partner e fornitori
Recupero di spazio in precedenza utilizzato per la tenuta dei documenti su carta
Recupero di personale a attività produttive
Riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti
Migliore organizzazione
Miglioramento dell'immagine aziendale: efficienza, modernità, rapidità
Maggiore competitività
Conservazione sostitutiva: in house oppure in outsourcing
Puoi decidere di conservare i tuoi documenti in locale sui tuoi sistemi oppure affidarti a un fornitore esterno che si occuperà di tutto il processo di conservazione.
Qual è la differenza?
Conservazione in house (presso la tua Azienda)
Devi occuparti di tutto tu:
- devi avere un software che sia in grado di effettuare la conservazione sostitutiva, secondo la più recente normativa;
- devi avere un software di firma digitale;
- devi avere un account di marcatura temporale;
- devi rispettare tutti i vincoli tecnici imposti dalla normativa (per esempio il software di gestione documentale e quello di conservazione devono essere su due server differenti);
- devi rispettare tutte le prescrizioni normative;
- devi sempre rimanere aggiornato sul tema;
- devi redigere il Manuale della Conservazione.
Conservazione in outsourcing (sui sistemi un soggetto esterno):
Non devi pensare a nulla se non ad affidarti a un partner esperto del settore. E possibilmente Accreditato AgID.
CompEd Servizi è accreditata da AgID per la Conservazione Digitale dei Documenti
La soluzione software di CompEd Global Document System
La soluzione software di CompEd è Global Document System:
- Gestione e archiviazione di tutti i documenti
- Gestione delle procedure e dei flussi documentali (Workflow)
- Conservazione sostitutiva
- Libri e documenti contabili elettronici con valore fiscale
- Firma digitale
- Accesso ai documenti tramite Internet
- Spedizione automatica dei documenti tramite PEC, e-mail, fax o su carta (Postel, Koinè)
- Gestione della PEC
CompEd è stata la prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di prodotti conformi ai requisiti della legge italiana per la firma digitale e per i documenti informatici con valore legale e da oltre 20 anni produce e distribuisce software in questo settore.
I servizi di CompEd
Se scegli di affidare ad un terzo tutto il processo di conservazione sostitutiva, scegli CompEd Servizi.
Maggiori informazioni sui servizi le trovi alla pagina conservazione-digitale.
Conservazione Sostitutiva
In house:
In outsourcing:
Conservazione sostitutiva: i prezzi
Puoi vedere direttamente sul nostro sito il prezzo di alcuni servizi di conservazione digitale.
PEC Valore Certo
Il servizio conservazione a norma delle PEC e di protezione del loro valore legale nel tempo.
Servizio di Conservazione Digitale del Libri Contabili (e altri documenti)
Riservato ai Commercialisti.
Servizio di Conservazione dei corrispettivi delle Vending Machines
Per adempiere ai requisiti di conservazione del decreto legislativo n.127/2015.
Per la conservazione digitale di altri documenti e per offerte personalizzate, contattaci.
Compila il form oppure chiamaci allo 010 613.79.26 r.a
Vuoi saperne di più sulla conservazione digitale? Consulta la nostra FAQ
La conservazione è l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti [e dati?] informatici.
Il sistema di conservazione, come previsto dall’art.44 del CAD, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici
- Conservazione sostitutiva: terminologia utilizzata fino a qualche anno fa per indicare, in generale, il processo di dematerializzazione di un documento cartaceo. Una volta che il documento era disponibile in formato digitale, doveva poi essere conservato in ambiente digitale.
- Conservazione digitale: termine che viene invece utilizzato attualmente per indicare sia la conservazione di documenti digitali creati da un originale cartaceo, sia la conservazione di documenti che sono digitali già dalla loro origine.
Gli strumenti che consentono di produrre e conservare digitalmente i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) sono:
- la firma digitale;
- il riferimento temporale;
- la marcatura temporale.
A partire da queste date le PA non hanno più potuto accettare fatture emesse in forma cartacea e gli è stato vietato il pagamento di fatture che non fossero in formato elettronico.
L’archiviazione di un documento consiste nella sua memorizzazione su un supporto (cd, dvd,PC etc). Il documento può essere un documento digitale in origine oppure può essere una scansione di un documento in origine cartaceo.
La conservazione digitale è un processo successivo all’archiviazione che consiste nel conservare appunto documenti di varia natura, anche quelli che erano all’origine cartacei. Implica quindi la sostituzione della conservazione su carta con la conservazione in modalità digitale anche per quei documenti che, in origine, erano cartacei.
La conservazione digitale, al contrario della semplice archiviazione digitale, è disciplinata dalla legge e in particolare dall’art. 44 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e da altri decreti attuativi successivi.