Conservazione Sostitutiva: come possiamo definirla?

“La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico (delibera CNIPA n. 11/2004).”

(Definizione: fonte Wikipedia)

Conservazione Sostitutiva: eliminiamo i documenti su carta ma non solo

La conservazione sostitutiva dei documenti è quindi un processo che consente, per alcune tipologie di documenti, di eliminare la carta e per altri di mantenere la loro validità.

Oggi molti documenti nascono già in formato digitale (per esempio le fatture elettroniche). Si parla quindi più propriamente di “conservazione digitale”. La carta viene completamente eliminata già dall’origine e per questi documenti la conservazione digitale è obbligatoria per legge: per mantenerne la loro validità devono essere conservati nel loro formato originale (digitale).

Ormai la quasi totalità delle aziende è dotata di un sistema informatico che consente la gestione dei documenti aziendali in formato digitale. La legge nel tempo ha imposto l’obbligatorietà del formato digitale per alcune tipologie documentali per cui anche le aziende più piccole e i professionisti si sono dovuti adeguare (con strumenti propri oppure adottando soluzioni in outsoucing). La disponibilità di documenti in questo formato ne rende più facile e veloce la gestione, oltre che meno onerosa.

Conservazione sostitutiva: la normativa

A partire dal 1994 in Italia sono state emanate una serie di norme che hanno consentito di creare la base per arrivare all’attuale normativa.

Per quanto riguarda i documenti fiscali, è Il Decreto del Ministro dell'Economia e delle Finanze del 2004 che ha stabilito le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto".

Con questo decreto sono stati fissati alcuni concetti fondamentali per la conservazione e in particolare:

• la necessità di marcare i documenti con un riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica;
• la memorizzazione su supporti che ne garantivano la leggibilità nel tempo;
• il Responsabile della Conservazione.

Approfondimenti sulle principali normative alla pagina: https://comped.it/firma-digitale/per-saperne-di-piu/normativa

Che cosa significa quindi conservare un documento in modalità sostitutiva?

Significa sottoporre i documenti a una procedura di tipo informatico e legale regolamentata dalla legge italiana ed europea che, sotto certe condizioni, consente di equiparare i documenti cartacei ai documenti elettronici, e che è in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, anche nel caso in cui la sua origine sia già nel formato digitale.

La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti. Tali documenti, anche se in origine cartacei, possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale, dall'eliminazione della carta e dalla disponibilità del documento.

Conservazione sostitutiva: vantaggi

Rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in essi contenute

Risposte rapide ai clienti, partner e fornitori

Recupero di spazio in precedenza utilizzato per la tenuta dei documenti su carta

Recupero di personale a attività produttive

Riduzione dei costi di produzione, di duplicazione e di invio ripetuto dei documenti

Migliore organizzazione

Miglioramento dell'immagine aziendale: efficienza, modernità, rapidità

Maggiore competitività

Conservazione sostitutiva: in house oppure in outsourcing

Puoi decidere di conservare i tuoi documenti in locale sui tuoi sistemi oppure affidarti a un fornitore esterno che si occuperà di tutto il processo di conservazione.

Qual è la differenza?

Conservazione in house (presso la tua Azienda)

Devi occuparti di tutto tu:

• devi avere un software che sia in grado di effettuare la conservazione sostitutiva, secondo la più recente normativa;
• devi avere un software di firma digitale;
• devi avere un account di marcatura temporale;
• devi rispettare tutti i vincoli tecnici imposti dalla normativa (per esempio il software di gestione documentale e quello di conservazione devono essere su due server differenti);
• devi rispettare tutte le prescrizioni normative;
• devi sempre rimanere aggiornato sul tema;
• devi redigere il Manuale della Conservazione.

Conservazione in outsourcing (sui sistemi un soggetto esterno):

Non devi pensare a nulla se non ad affidarti a un partner esperto del settore. E possibilmente Accreditato AgID.

Secondo le nuove norme, in vigore dal 1° gennaio 2022, sarà il tuo Responsabile della Conservazione a dover predisporre e aggiornare il Manuale della Conservazione.

La soluzione software di CompEd Global Document System

CompEd è stata la prima società a rendere disponibile sul mercato una linea completa di prodotti conformi ai requisiti della legge italiana per la firma digitale e per i documenti informatici con valore legale e da oltre 20 anni produce e distribuisce software in questo settore.

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I servizi di CompEd

Se scegli di affidare ad un terzo tutto il processo di conservazione sostitutiva, scegli CompEd Servizi.

Maggiori informazioni sui servizi le trovi alla pagina conservazione-digitale.

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