Fatturazione elettronica: per saperne di più

Formato delle Fatture Elettroniche e caratteristiche

Le fatture devono essere in formato xml, unico formato accettato dal SdI.

Il codice xml non deve contenere macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati.

L'autenticità dell'origine e l'integrità del contenuto sono garantite dall'apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura.

L'obbligo di firma digitale in fase di emissione esiste solo per le fatture elettroniche dirette alla PA (mentre le fatture verso privati possono anche non essere firmate digitalmente); poiché però la firma protegge l'integrità del file lungo tutto il percorso, è prudente apporla anche nel caso di fatture B2B o B2C.

La trasmissione della fattura elettronica è vincolata alla presenza di un codice destinatario che, nel caso delle PA è un codice identificativo univoco dell'Ufficio destinatario della fattura riportato nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni mentre nel caso dei privati può essere un indirizzo PEC oppure un codice alfanumerico destinatario.

Le specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle caratteristiche informatiche delle informazioni sono disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it.

Sulle fatture devono essere presenti i dati e le informazioni indicate nell'allegato A del DM 55/2013 (paragrafi 3 e 4) e eventuali successive modificazioni o integrazioni cioè:

• le informazioni obbligatorie per legge (rilevanti ai fini fiscali);
• una serie di dati previsti dal decreto:
• indicazioni sul soggetto trasmittente con identificativo fiscale, progressivo di invio e numero di trasmissione;
• indicazioni sul destinatario identificato da un codice.

Per quanto riguarda la fatturazione verso le Pubbliche Amministrazioni le regole tecniche da seguire sono riportate nel Decreto Ministeriale n. 55/2013 mentre per i soggetti privati sono contenute nel Provvedimento dell'Agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018.

Invio delle Fatture Elettroniche

Le procedimento di invio della fattura elettronica prevede che il soggetto emittente:

• crei la fattura elettronica in formato xml secondo le regole tecniche e la struttura sintattica definita dalle norme (dettagli sul sito www.fatturapa.gov.it)
• apponga la firma digitale (o elettronica qualificata), se necessario
• apponga il riferimento temporale che attesta e certifica l'esatto momento di apposizione della firma, se necessaria
• trasmetta la fattura elettronica attraverso uno dei cinque canali previsti dalla legge
• conservi digitalmente la fattura elettronica con uno strumento adeguato e a norma di legge

Per la creazione della fattura elettronica in formato xml i soggetti emittenti possono:

• agire direttamente con strumenti interni
• avvalersi di Intermediari Abilitati (connessi con il SdI)
• utilizzare strumenti specifici messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate

Canali di trasmissione della Fattura Elettronica

L'invio delle fatture elettroniche può avvenire attraverso uno dei seguenti canali:

• Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Invio via web
• Servizio SDICoop - Trasmissione
• Servizio SDIFTP
• Servizio SPCoop - Trasmissione

Il fornitore deve accreditarsi preventivamente presso il Sistema di Interscambio cioè soddisfare requisiti minimi di identificazione e qualificazione (stabiliti in base al canale di trasmissione scelto) che sono indispensabili per relazionarsi con il Sistema di Interscambio stesso.

Nel caso di utilizzo del canale PEC non è necessario alcun accreditamento.

Sistema di Interscambio (SdI)

Infrastruttura gestita da:

• Agenzia delle Entrate
• Ministro dell'Economia e delle Finanze
• a livello operativo: Sogei

E' il punto di passaggio obbligato di tutte le fatture elettroniche.

Il Sistema di Interscambio svolge le seguenti funzioni:

• riceve i flussi di fatture elettroniche li invia verso i destinatari (funziona come centro di accentramento e smistamento);
• al momento del ricevimento della fattura elettronica, effettua alcune verifiche di correttezza formale dei messaggi ricevuti;
• segnala la mancata presa in carico della fattura elettronica al mittente se i controlli di cui al punto precedente danno esito negativo (notifica di scarto con indicazione del motivo e richiesta di trasmissione della fattura elettronica corretta);
• segnala l'avvenuta presa in carico della fattura elettronica se i controlli danno esito positivo (ricevuta di consegna);
• consegna le fatture elettroniche conformi all'ufficio di competenza o all'intermediario abilitato (non ci sono ad oggi specifiche discipline al riguardo quindi potrebbero essere, per esempio, provider EDI, provider che effettuano servizi di conservazione sostitutiva, commercialisti abilitati alla trasmissione delle comunicazioni telematiche, banche etc).

Ricezione delle Fatture Elettroniche

La PA può ricevere le fatture elettroniche secondo le seguenti modalità:

• Posta Elettronica Certificata (PEC)
• Servizio SDIFTP
• Servizio SPCOOP – Ricezione

Anche per la PA, come per i fornitori, è necessario un preventivo accreditamento presso il SdI per consentire un corretto recapito delle fatture elettroniche e delle notifiche (la modalità di ricezione deve essere conosciuta dal SdI).

Utilizzando lo stesso canale usato per la ricezione, dopo aver ricevuto la fattura elettronica, la PA può esplicitare l'accettazione o il rifiuto per le fatture elettroniche contenute nel file.

Per quanto riguarda invece i soggetti privati, ci sono due possibilità:

• utilizzare servizi integrati (come per esempio FattApp) che normalmente semplificano il processo di ricezione della fattura, consultazione dell’archivio etc
• ricevere le fatture passive attraverso la PEC.

Nel primo caso, un sistema ben integrato rende la ricezione della fattura elettronica semplice e la sua gestione efficiente.

Nel secondo caso invece il meccanismo sarà più complesso. Sarà necessario assicurarsi che la casella PEC sia in grado di accettare il maggior volume di dati prevedibile con l'obbligo di fatturazione elettronica, che abbia un servizio di archiviazione dei dati (da non confondere con la "Conservazione": in questo caso parliamo di un archivio che permetta di recuperare messaggi PEC cancellati involontariamente), che non raggiunga mai i limiti di spazio disponibile.

Le fatture passive saranno quindi allegati a messaggi PEC provenienti dal Sistema di interscambio, simili alle ricevute e notifiche relative a fatture inviate.

Si dovranno individuare i messaggi relativi alle fatture ricevute ed esportare gli allegati in una cartella del computer.

Si tratterà spesso di file in formato ‘.p7m’ (firmati digitalmente in formato CAdES), quindi sarà necessario avere un programma di firma digitale in grado di aprire questi file ed esportarne il contenuto XML.

In altri casi (dipende dalla scelta del mittente) si riceverà il file già XML, ossia firmato in modalità XAdES o del tutto privo di firma.

A questo punto sarà necessario avere un programma in grado di presentare la fattura XML abbinata all'appropriato "foglio di stile" per poterla comprendere, stampare, inoltrare.

Attori

Operatori Economici: fornitori di beni e servizi alla PA (anche la PA stessa può essere un operatore economico); per la gestione della fatturazione elettronica possono avvalersi di intermediari e possono essere loro stessi intermediari offrendo i propri servizi ad altri operatori economici e/o alla PA.

Intermediari: coloro che inviano o ricevono la fattura elettronica per conto dell'operatore economico e/o della PA.

Sistema di Interscambio: "snodo" tra i soggetti interessati dal processo di fatturazione elettronica.

Procedura di gestione delle ricevute e delle notifiche

Tutti i canali di trasmissione della fattura elettronica prevedono dei messaggi di ritorno a conferma del buon esito della trasmissione e garantiscono la messa a disposizione del messaggio e dei file allegati (fatture o notifiche o ricevute) da parte di chi invia rispetto a chi riceve.

Il SdI attesta l'avvenuto svolgimento delle fasi principali del processo di trasmissione delle fatture elettroniche attraverso un sistema di comunicazione che si basa sull'invio di ricevute e notifiche:

• il SdI, ricevuto correttamente il documento fattura, assegna un identificativo proprio ed effettua una serie di controlli;
• in caso di controlli con esito negativo, il SdI invia una notifica di scarto al soggetto trasmittente;
• nel caso di esito positivo dei controlli il SdI trasmette la fattura elettronica al destinatario;
• nel caso di buon esito della trasmissione, il SdI invia al soggetto trasmittente una ricevuta di consegna della fattura elettronica;
• nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al destinatario non fosse possibile il SdI invia al soggetto trasmittente una notifica di mancata consegna; resta a carico del SdI l'onere di contattare il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema ostativo alla trasmissione, e, a problema risolto, di procedere con l'invio;
• nel caso delle fatture PA, il SdI riceve notifica, da parte del soggetto destinatario, di riconoscimento/rifiuto della fattura, che provvede ad inoltrare al trasmittente a completamento del ciclo di comunicazione degli esiti della trasmissione della fattura elettronica.

Approfondimenti: https://www.comped.it/fattura-elettronica