Gestione documentale: documenti digitali subito disponibili!

Con l’acquisizione dei documenti cartacei tramite scanner è possibile trasformarli in documenti elettronici e archiviarli.

È inoltre possibile il riconoscimento del codice a barre eventualmente presente nelle immagini, con l’inserimento del suo valore nell’archivio e associazione all’immagine archiviata.

È supportato qualsiasi scanner compatibile con gli standard NTWAIN e WIA, inclusi i dispositivi dotati di sistemi di caricamento automatico.

Altre principali caratteristiche sono:

• supporto della scansione e archiviazione automatica dei documenti multi-pagina;
• supporto dei più comuni formati grafici raster (input e output): TIFF, JPEG, BMP, GIF, PCX;
• funzioni base di modifica, quali regolazione contrasto/luminosità, strumenti penna e gomma aggiunta di timbri e testi all'immagine, ritaglio dell'area selezionata ecc;
• funzioni per la gestione delle pagine: modifica dell'ordine delle pagine, rimozione di pagine esistenti, aggiunta di nuove pagine;
• finestra di anteprima delle pagine del documento aperto;
• funzione per la spedizione via e-mail del documento immagine aperto;

Grazie ad un componente software completamente realizzato da CompEd, è possibile convertire i documenti memorizzati in corrispondenti rappresentazioni in formato PDF.

Gli oggetti grafici eventualmente presenti nei documenti generati sono automaticamente ottimizzati, ossia inseriti solto una volta nel documento, anche se l’oggetto grafico è presente in più pagine.

Il software di gestione documentale di CompEd consente di creare archivi in grado di contenere documenti di diverse tipologie; in base alla natura di tali dati (se documenti non è parola chiave), come nel caso dei documenti contabili, è necessaria la conservazione digitale a norma per lunghi periodi di tempo e l’eventuale esibizione alle autorità.

Il software consente di eseguire la procedura di conservazione in locale oppure, in alternativa, di affidare a un soggetto esterno (per esempio CompEd Servizi) tale attività.

I documenti elettronici con rilevanza legale e fiscale devono essere conservati nel tempo, mantenendo il loro valore, secondo quanto indicato dalla legge in materia. Devono quindi essere sottoposti a un processo di conservazione a norma che prevede, tra le altre cose, l’apposizione della firma digitale e della marca temporale.

Le soluzioni di CompEd per la conservazione digitale dei documenti rispondono a questa necessità.

È possibile accedere agli archivi e ai documenti contenuti tramite rete locale, Internet o Intranet (solo un dubbio: intranet non è sinonimo di rete locale?) , per effettuare tutte le operazioni autorizzate (consultazione, stampa, inoltro via e-mail, PEC o fax, archiviazione) non solo da computer ma, grazie all’interfaccia web HTML 5, anche da tablet e smartphone. Tutto questo senza installare alcun software specifico lato Client.

Inclusa nelle funzionalità del software c’è la spedizione automatica multicanale dei documenti prodotti dal sistema gestionale, nelle diverse modalità di invio: e-mail, PEC (Posta Elettronica Certificata), fax, carta (posta ibrida cioè stampati da un intermediario e consegnati su carta).

È possibile anche combinare insieme i canali di spedizione, definendo tutti i parametri per ottenere una distribuzione ottimale ed efficiente dei documenti elaborati.

Grazie a DigitalSign di CompEd, è possibile apporre ai documenti sia una firma elettronica che una digitale.

La firma elettronica rappresenta la più semplice fattispecie di sottoscrizione informatica. Ne è un tipico esempio un messaggio di posta elettronica ordinaria.

La firma digitale, invece, prevista solo in Italia (nel CAD), è un particolare tipo di firma elettronica qualificata.

È la realizzazione tecnologica basata su una coppia di chiavi crittografiche di tipo asimmetrico (una pubblica e l’altra privata, sotto il controllo esclusivo del sottoscrittore) della firma elettronica qualificata. Può essere utilizzata in tutti gli scenari di sottoscrizione con il necessario valore probatorio. È disconoscibile solo provando di non aver effettuato personalmente la sottoscrizione o, in altre parole, è il sottoscrittore ad avere l’onere della prova.