Gestione Documentale

FAQ

Gestione documentale in pillole

Principali concetti e domande frequenti sulla gestione documentale e sulle soluzioni di CompEd.

Che cos’è la gestione documentale? +

La gestione documentale è la corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.

Grazie alla creazione di un processo documentale condiviso è possibile gestire in modo efficace il documento, l’archiviazione, la ricerca, la condivisione, l’invio e la conservazione digitale.

Quali sono i vantaggi della gestione documentale? +
  • riduzione dei costi per la stampa (90% circa della carta), per lo spazio di archiviazione fisica dei documenti:
  • riduzione generale dei costi grazie alla semplificazione e ottimizzazione dei workflow interni;
  • riduzione dei tempi di gestione del documento e della ricerca interna;
  • velocità nel reperimento dei documenti e nell’inoltro a uffici interni o esterni all’azienda;
  • maggiore efficienza;
  • maggiore competitività rispetto ad aziende poco organizzate e quindi poco efficienti;
  • sicurezza delle informazioni.
Quanto costa una soluzione di gestione documentale? +

CompEd è in grado di fornire soluzioni ad hoc per i propri clienti, in base alle singole esigenze (richiese standard oppure personalizzate).

In base a questo il prezzo può variare. Si può dire che, in generale, il risparmio generato dal conseguimento dei vantaggi ottenuti dall’implementazione di un sistema di gestione documentale e workflow documentale, ne ripaga il costo.

Posso vedere il software di CompEd prima di acquistarlo? +

Certamente. I nostri esperti sono disponibili per una demo online, su appuntamento.

Durante la demo sarà possibile vedere le principali funzioni della soluzione di gestione documentale di CompEd, richiedere informazioni e al termine ricevere un’offerta.

È possibile effettuare l’installazione del software da remoto? +

Si, certo. In generale, i nostri tecnici possono collegarsi via web ai sistemi del Cliente anche se, talvolta, può essere necessario essere presenti presso la sede del Cliente stesso.

Quanto tempo è necessario per installare il software di gestione documentale di CompEd? +

Le tempistiche di installazione dipendono dalla personalizzazione richiesta dal Cliente, da quante tipologie di documento si desidera gestire, dalle procedure workflow che si desidera attivare.

L’installazione del software e l’implementazione delle funzioni principali di gestione documentale e workflow documentale possono essere effettuate, mediamente, in pochi giorni.

In caso di progetti importanti il tempo necessario aumenta.

Che cosa si può fare per ottenere risultati in termini di efficienza e ottimizzazione del processo di gestione documentale? +

Si possono utilizzare soluzioni informatiche adeguate e in particolare sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS).

Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate), gestiscono e archiviano documenti in uscita e ricevono, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).

Quali soluzioni software si possono adottare per la gestione documentale? +

È possibile organizzare la propria azienda con soluzioni in locale oppure in outsourcing. Ci sono sul mercato varie alternative, tra cui quella di CompEd.

Quali canali possono essere usati nel caso in cui i documenti archiviati nel sistema di gestione documentale debbano essere inviati digitalmente? +

I documenti possono essere spediti automaticamente ai destinatari:

  • in forma elettronica a costo zero, tramite PEC, e-mail o Web (pubblicandoli in un'area riservata del sito e rendendoli disponibili ai destinatari con avviso tramite e-mail e/o SMS);
  • su carta, tramite Postel o Koinè;
  • tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto);
I documenti archiviati nel sistema di gestione documentale sono sottoposti alla conservazione digitale? +

Certamente, il Cliente può decidere se e quali documenti conservare digitalmente, tenendo conto che per alcune tipologie la legge ne prevede l’obbligo (esempio: fatture elettroniche attive e passive, PEC).

In quali modalità è possibile effettuare la conservazione digitale dei documenti? +

Con il software di CompEd, si può decidere di conservare i documenti in locale oppure scegliere il servizio in outsourcing di CompEd Servizi.

Qual è il vantaggio di affidarsi a un servizio di conservazione digitale in outsourcing? +

Non dover pensare praticamente a nulla!
Scegliendo CompEd Servizi, si sceglie di affidarsi a un Conservatore Accreditato AgID.

I documenti archiviati si possono consultare anche via web? +

Sì, ciascun utente può consultare i documenti di sua pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti.

Che cos’è la gestione documentale? +

La gestione documentale è la corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.

Grazie alla creazione di un processo documentale condiviso è possibile gestire in modo efficace il documento, l’archiviazione, la ricerca, la condivisione, l’invio e la conservazione digitale.

Che cosa si può fare per ottenere risultati in termini di efficienza e ottimizzazione del processo di gestione documentale? +

Si possono utilizzare soluzioni informatiche adeguate e in particolare sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS).

Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate), gestiscono e archiviano documenti in uscita e ricevono, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).

Quali sono i vantaggi della gestione documentale? +
  • riduzione dei costi per la stampa (90% circa della carta), per lo spazio di archiviazione fisica dei documenti:
  • riduzione generale dei costi grazie alla semplificazione e ottimizzazione dei workflow interni;
  • riduzione dei tempi di gestione del documento e della ricerca interna;
  • velocità nel reperimento dei documenti e nell’inoltro a uffici interni o esterni all’azienda;
  • maggiore efficienza;
  • maggiore competitività rispetto ad aziende poco organizzate e quindi poco efficienti;
  • sicurezza delle informazioni.
Quali soluzioni software si possono adottare per la gestione documentale? +

È possibile organizzare la propria azienda con soluzioni in locale oppure in outsourcing. Ci sono sul mercato varie alternative, tra cui quella di CompEd.

Quanto costa una soluzione di gestione documentale? +

CompEd è in grado di fornire soluzioni ad hoc per i propri clienti, in base alle singole esigenze (richiese standard oppure personalizzate).

In base a questo il prezzo può variare. Si può dire che, in generale, il risparmio generato dal conseguimento dei vantaggi ottenuti dall’implementazione di un sistema di gestione documentale e workflow documentale, ne ripaga il costo.

Posso vedere il software di CompEd prima di acquistarlo? +

Certamente. I nostri esperti sono disponibili per una demo online, su appuntamento.

Durante la demo sarà possibile vedere le principali funzioni della soluzione di gestione documentale di CompEd, richiedere informazioni e al termine ricevere un’offerta.

È possibile effettuare l’installazione del software da remoto? +

Si, certo. In generale, i nostri tecnici possono collegarsi via web ai sistemi del Cliente anche se, talvolta, può essere necessario essere presenti presso la sede del Cliente stesso.

Quanto tempo è necessario per installare il software di gestione documentale di CompEd? +

Le tempistiche di installazione dipendono dalla personalizzazione richiesta dal Cliente, da quante tipologie di documento si desidera gestire, dalle procedure workflow che si desidera attivare.

L’installazione del software e l’implementazione delle funzioni principali di gestione documentale e workflow documentale possono essere effettuate, mediamente, in pochi giorni.

In caso di progetti importanti il tempo necessario aumenta.

Quali canali possono essere usati nel caso in cui i documenti archiviati nel sistema di gestione documentale debbano essere inviati digitalmente? +

I documenti possono essere spediti automaticamente ai destinatari:

  • in forma elettronica a costo zero, tramite PEC, e-mail o Web (pubblicandoli in un'area riservata del sito e rendendoli disponibili ai destinatari con avviso tramite e-mail e/o SMS);
  • su carta, tramite Postel o Koinè;
  • tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto);
I documenti archiviati nel sistema di gestione documentale sono sottoposti alla conservazione digitale? +

Certamente, il Cliente può decidere se e quali documenti conservare digitalmente, tenendo conto che per alcune tipologie la legge ne prevede l’obbligo (esempio: fatture elettroniche attive e passive, PEC).

In quali modalità è possibile effettuare la conservazione digitale dei documenti? +

Con il software di CompEd, si può decidere di conservare i documenti in locale oppure scegliere il servizio in outsourcing di CompEd Servizi.

Qual è il vantaggio di affidarsi a un servizio di conservazione digitale in outsourcing? +

Non dover pensare praticamente a nulla!
Scegliendo CompEd Servizi, si sceglie di affidarsi a un Conservatore Accreditato AgID.

I documenti archiviati si possono consultare anche via web? +

Sì, ciascun utente può consultare i documenti di sua pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti.

Le risposte non ti hanno soddisfatto? Hai altre domande?

Non esitare a contattarci per maggiori informazioni e per fissare una demo online delle nostre soluzioni. Basterà poco del tuo tempo e senza impegno potrai ricevere un’offerta ad hoc per la tua soluzione di gestione documentale.

010 613.79.26 r.a.

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Soluzioni CompEd

Puoi approfondire gli argomenti relativi alla gestione documentale, al workflow documentale, la conservazione digitale e tutte le altre soluzioni di CompEd, visitando le singole pagine:

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