Gestione Documentale

La gestione documentale è la corretta amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.

Grazie alla creazione di un processo documentale condiviso è possibile gestire in modo efficace il documento, l’archiviazione, la ricerca, la condivisione, l’invio e la conservazione digitale.

• riduzione dei costi per la stampa (90% circa della carta), per lo spazio di archiviazione fisica dei documenti:
• riduzione generale dei costi grazie alla semplificazione e ottimizzazione dei workflow interni;
• riduzione dei tempi di gestione del documento e della ricerca interna;
• velocità nel reperimento dei documenti e nell’inoltro a uffici interni o esterni all’azienda;
• maggiore efficienza;
• maggiore competitività rispetto ad aziende poco organizzate e quindi poco efficienti;
• sicurezza delle informazioni.

CompEd è in grado di fornire soluzioni ad hoc per i propri clienti, in base alle singole esigenze (richiese standard oppure personalizzate).

In base a questo il prezzo può variare. Si può dire che, in generale, il risparmio generato dal conseguimento dei vantaggi ottenuti dall’implementazione di un sistema di gestione documentale e workflow documentale, ne ripaga il costo.

Certamente. I nostri esperti sono disponibili per una demo online, su appuntamento.

Durante la demo sarà possibile vedere le principali funzioni della soluzione di gestione documentale di CompEd, richiedere informazioni e al termine ricevere un’offerta.

Si, certo. In generale, i nostri tecnici possono collegarsi via web ai sistemi del Cliente anche se, talvolta, può essere necessario essere presenti presso la sede del Cliente stesso.

Le tempistiche di installazione dipendono dalla personalizzazione richiesta dal Cliente, da quante tipologie di documento si desidera gestire, dalle procedure workflow che si desidera attivare.

L’installazione del software e l’implementazione delle funzioni principali di gestione documentale e workflow documentale possono essere effettuate, mediamente, in pochi giorni.

In caso di progetti importanti il tempo necessario aumenta.

Si possono utilizzare soluzioni informatiche adeguate e in particolare sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS).

Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate), gestiscono e archiviano documenti in uscita e ricevono, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).

È possibile organizzare la propria azienda con soluzioni in locale oppure in outsourcing. Ci sono sul mercato varie alternative, tra cui quella di CompEd.

I documenti possono essere spediti automaticamente ai destinatari:

• in forma elettronica a costo zero, tramite PEC, e-mail o Web (pubblicandoli in un'area riservata del sito e rendendoli disponibili ai destinatari con avviso tramite e-mail e/o SMS);
• su carta, tramite Postel o Koinè;
• tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto);

Certamente, il Cliente può decidere se e quali documenti conservare digitalmente, tenendo conto che per alcune tipologie la legge ne prevede l’obbligo (esempio: fatture elettroniche attive e passive, PEC).

Con il software di CompEd, si può decidere di conservare i documenti in locale oppure scegliere il servizio in outsourcing di CompEd Servizi.

Non dover pensare praticamente a nulla!
Scegliendo CompEd Servizi, si sceglie di affidarsi a un Conservatore Accreditato AgID.

Sì, ciascun utente può consultare i documenti di sua pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti.