Gestione Documentale

Possiamo dire che la gestione documentale è il modo corretto di trattare un documento nel suo intero ciclo di vita, dalla sua origine fino alla sua conservazione.

Il documento deve essere gestito in modo efficace, creando un processo documentale condiviso.

Archiviazione, ricerca, condivisione interna e esterna, invio multi-canale conservazione digitale sono alcuni degli elementi importanti della gestione documentale.

Si possono utilizzare soluzioni informatiche adeguate e in particolare sistemi di gestione documentale o Document Management System (DMS).

Si tratta di sistemi basati su software che tengono traccia delle varie versioni del documento (e delle modifiche apportate), gestiscono e archiviano documenti in uscita e ricevono, spediscono e gestiscono procedure e flussi documentali (workflow).

• diminuzione dei costi per lo spazio di archiviazione fisica dei documenti e dei costi per la stampa (in particolare il costo della carta, di circa il 90%)
• riduzione generale dei costi grazie alla semplificazione e ottimizzazione dei workflow interni;
• riduzione dei tempi di gestione del documento e della ricerca interna;
• velocità nel reperimento dei documenti e nell’inoltro a uffici interni o esterni all’azienda;
• maggiore efficienza;
• maggiore competitività rispetto ad aziende poco organizzate e quindi poco efficienti;
• sicurezza delle informazioni.

È possibile organizzare la propria azienda con soluzioni in locale oppure in outsourcing. Ci sono sul mercato varie alternative, tra cui quella di CompEd.

Il prezzo di un sistema di gestione documentale varia in base alle esigenze del Cliente.

CompEd può fornire soluzioni standard oppure ad hoc (personalizzate).

In generale, si riesce a ripagare il costo sostenuto grazie al risparmio che si può ottenere dai vantaggi conseguenti all’implementazione di un sistema di gestione documentale e workflow documentale.

Certamente. I nostri esperti sono disponibili per una demo online, su appuntamento.

Durante la demo sarà possibile vedere le principali funzioni della soluzione di gestione documentale di CompEd, richiedere informazioni e al termine ricevere un’offerta.

Si, certo. In generale, i nostri tecnici possono collegarsi via web ai sistemi del Cliente anche se, talvolta, può essere necessario essere presenti presso la sede del Cliente stesso.

Le tempistiche di installazione dipendono dalla personalizzazione richiesta dal Cliente, da quante tipologie di documento si desidera gestire, dalle procedure workflow che si desidera attivare.

L’installazione del software e l’implementazione delle funzioni principali di gestione documentale e workflow documentale possono essere effettuate, mediamente, in pochi giorni.

In caso di progetti importanti il tempo necessario aumenta.

I documenti possono essere spediti automaticamente ai destinatari:

• in forma elettronica via PEC, e-mail o Web;
• su carta, tramite Postel o Koinè;
• tramite fax (utilizzando il fax server incluso nel prodotto);

Certamente, il Cliente può decidere se e quali documenti conservare digitalmente, tenendo conto che per alcune tipologie la legge ne prevede l’obbligo (esempio: fatture elettroniche attive e passive, PEC).

Con il software di CompEd, si può decidere di conservare i documenti in locale oppure scegliere il servizio in outsourcing di CompEd Servizi.

Non dover pensare praticamente a nulla!
Scegliendo CompEd Servizi, si sceglie di affidarsi a un Conservatore Accreditato AgID.

Sì, ciascun utente può consultare i documenti di sua pertinenza tramite un apposito portale Web, con servizio di avviso, tramite e-mail o SMS, di avvenuta pubblicazione di nuovi documenti.