Fattura elettronica: la guida definitiva

 

Manca poco, veramente poco all'entrata in vigore della Fatturazione Elettronica obbligatoria tra soggetti privati, titolari di Partita IVA e aventi domicilio fiscale sul territorio nazionale.

Tra le ricadute positive della fatturazione elettronica una delle più importanti è la possibilità di poter monitorare/controllare i flussi di fatturazione delle imprese, oltre alla necessità di semplificare il processo di emissione, trasmissione, conservazione e gestione del documento contabile:

  • sia per le transazioni effettuate tra due operatori IVA (B2B),
  • sia per quelle tra un titolare di partita iva (Impresa, Libero Professionista, Lavoratore Autonomo) e un consumatore finale (B2C).

Per non arrivare impreparati al via ufficiale, vediamo come funziona il processo di emissione/ricezione delle fatture secondo la normativa vigente, e come – per usare termini ormai entrati nel linguaggio di tutti – si possa fare in modo easy e smart mediante applicazioni come FattApp sviluppate appositamente per generare, spedire, ricevere, archiviare e conservare a norma di legge qualsiasi tipo di fattura elettronica attiva e passiva, con tutte le ricevute, le notifiche, i metadati collegati.
Scopriamo i dettagli normativi e tecnici in questa guida.

 

Fattura Elettronica o E-Invoice: cosa cambierà dal 1˚ gennaio 2019?

L'obbligo di fatturazione elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, entrerà definitivamente in vigore a partire dal 1˚ gennaio 2019, cambierà radicalmente il modo in cui si compilano, inviano, ricevono e conservano le fatture (anche se tutti gli operatori che negli ultimi anni hanno emesso fatture nei confronti della Pubblica Amministrazione hanno già preso contatto ravvicinato con questa nuova metodologia di fatturazione).

Questa svolta, che non pare esagerato definire "epocale", ci farà abbandonare per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi oneri, anche economici, riguardanti la spedizione, la conservazione, ma soprattutto la manipolazione a destinazione, quando i dati della fattura devono essere acquisiti nella contabilità e nei processi di gestione.

Dal punto di vista squisitamente tecnico, l'Agenzia delle Entrate ha pubblicato in data 30 aprile 2018 il Provvedimento n. 89757 che illustra le regole per l'emissione e la ricezione delle fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio già al centro della fatturazione elettronica alla Pubblica Amministrazione, e per la trasmissione telematica dei dati delle operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi transfrontaliere.

È il caso di precisare che le nuove regole tecniche valgono solo ed esclusivamente per le fatture emesse tra soggetti privati, mentre per quanto riguarda la fatturazione verso le Pubbliche Amministrazioni restano in vigore le regole riportate nel Decreto Ministeriale n. 55/2013 (le differenze tra i due contesti, peraltro, sono poco più che di dettaglio).

 

Fattura elettronica e cartacea: quali sono le differenze?

Con la digitalizzazione e la rivoluzione "paperless" diciamo definitivamente addio alla fattura cartacea. La fattura elettronica si differenzia da quella su supporto cartaceo principalmente per i seguenti aspetti:

  • è rappresentata in un formato standard, uguale per tutti: questo importante vantaggio consente l'elaborazione automatica delle fatture per estrarne tutti i dati costitutivi (cosa materialmente impossibile con le vecchie fatture su carta, con i dati riportati liberamente – e spesso "creativamente" – nel documento);
  • essendo un documento elettronico deve essere prodotta mediante strumento informatico (un computer, un tablet, uno smartphone corredato di un programma o connesso ad un servizio online specializzato);
  • deve essere recapitata elettronicamente al cliente con l'intermediazione del Sistema di interscambio (Sdi) dell'Agenzia delle Entrate.

Il Sistema di interscambio (S.d.i.) svolge le seguenti funzioni:

  • controlla la validità generale della fattura (aderenza al formato standard, esistenza di partite IVA/codici fiscali, non duplicazione del numero, correttezza dell'indirizzo elettronico del destinatario, presenza di tutti i dati obbligatori, cfr. art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633);
  • acquisisce nei sistemi dell'A.d.e. i dati della fattura, ovviamente agevolando i controlli anche statistici da parte del sistema fiscale;
  • provvede a recapitare la fattura a destinazione (ossia al cliente) presso l'indirizzo elettronico riportato nella fattura o – se esistente – presso quello registrato nel "cassetto fiscale" da parte del cliente (registrazione quanto mai raccomandata per minimizzare l'impatto degli errori commessi da parte del fornitore).

Rispetto alla vecchia modalità cartacea la consegna dell'E-Invoice avviene in modo decisamente più affidabile, perché il S.d.i. notifica al mittente l'avvenuto recapito (o il mancato recapito, naturalmente) indicando anche la data e l'ora di consegna.

In merito al contenuto dei dati riportati in fattura non ci sono significative differenze tra il documento contabile cartaceo ed elettronico.

Cambiano, come abbiamo detto, le modalità di preparazione della fattura e di recapito: non più un indirizzo postale o una email, ma un indirizzo telematico ufficiale a cui il S.d.i. (e non noi direttamente) consegnerà la fattura.

Un'altra differenza importante è che gli istanti di trasmissione e consegna della fattura sono tracciati elettronicamente, quindi non possono più esistere significativi ritardi tra la data di emissione della fattura (determinata dall'effettiva prestazione) e quella di produzione della fattura.

Una recente disposizione ha chiarito comunque che la fattura può essere prodotta e consegnata entro 10 giorni rispetto all'operazione oggetto della fattura, scongiurando il rischio di incorrere in sanzioni nei casi in cui non sia materialmente completare tutto il processo in pochi istanti.

 

Chi è esonerato dall'emissione dell'E-Invoice?

Non tutti i titolari di Partita Iva saranno interessati dall'obbligo di emettere la fattura elettronica.
Infatti, saranno ESONERATI:

  • tutte le imprese e lavoratori autonomi che rientrano nel cosiddetto "regime di vantaggio";
  • Liberi Professionisti, Freelancer, Imprenditori e Ditte individuali titolari di Partita Iva Forfettaria;
  • i "piccoli produttori agricoli" (di cui all'art. 34, comma 6, del Dpr n. 633/1972).

Resta il fatto che quando un soggetto passa alla fatturazione elettronica inizia ad apprezzarne i vantaggi: ci sarà da aspettarsi che al momento di scegliere un fornitore si privilegi chi è in grado di fatturare elettronicamente, rispetto a chi approfitta dell'esonero, per evitare di dover gestire anche un flusso residuale di fatture passive cartacee provenienti dai piccoli fornitori.

 

Quali sono i vantaggi del passaggio alla fatturazione elettronica?

Abbiamo già menzionato, tra i vantaggi, che l'interscambio tra tutte le aziende italiane di fatture basate su un formato standard (XML) e secondo un modello unificato renderà molto più rapido, economico ed affidabile acquisire e post-elaborare i dati delle fatture ricevute (oltre all'evidente ricaduta positiva sul piano della registrazione contabile).

La certezza della consegna della fattura (o la tempestiva segnalazione di una mancata consegna a causa di un errore di indirizzo o di un malfunzionamento del canale di ricezione, ad esempio una casella PEC piena), peraltro testimoniata dall'Agenzia delle Entrate che è parte attiva nella delivery di ogni singola fattura, rende molto meno aleatorie le procedure di sollecito e recupero.

Inoltre, tra i vantaggi derivanti dall'introduzione della fattura elettronica per i soggetti privati, non trascuriamo che per tutti i titolari di Partita IVA che inviano e ricevono fatture attive di importo superiore a 500 euro, i termini di accertamento fiscale saranno ridotti di 2 anni.

Per le Partite IVA in regime di contabilità semplificata che effettuano operazioni diverse da quelle previste dall'art. 22 del Dpr n. 633/1972, e che si avvalgono dei dati che l'Amministrazione tributaria mette a disposizione, viene meno l'obbligo di tenere i Registri Iva.

 

Come generare, emettere ed inviare la fattura elettronica?

Per compilare e recapitare una fattura elettronica bisogna avere a disposizione un computer, un tablet o uno smartphone connesso ad Internet.

Chi era abituato a compilare le proprie fatture manualmente, su semplici bollettari o usando programmi come Word o Excel, dovrà passare a una applicazione che permetta di compilare agevolmente i dati della fattura e che poi la produca nel formato XML previsto dal provvedimento dell'Agenzia delle Entrate.

Un eccellente esempio di soluzione è FattApp, uno strumento che consente di predisporre in un attimo le fatture e avere disponibili per la registrazione in contabilità sia quelle attive che passive in modo veloce, economico, semplice e smart.

 

Predisporre una E-Invoice: gli step da seguire?

Con FattApp la produzione di una fattura elettronica è davvero semplice:

  • dal menu di FattApp si sceglierà il modulo di composizione della fattura più adatto alle proprie esigenze: per molte categorie sarà possibile usare un modulo "SuperFacile" che consente la preparazione in pochi tocchi, ma se le nostre fatture sono più complesse useremo un modulo "Facile", "Semplificato" o "Completo";
  • indicheremo il destinatario della fattura: in generale avremo già in archivio i dati del cliente, oppure potremo acquisirle con la videocamera direttamente dal QR-Code del cliente, o – una volta per tutte – digiteremo i dati (ragione sociale, partita iva, indirizzo elettronico di destinazione) che poi rimarranno in archivio per le prossime fatture;
  • comporremo il contenuto della fattura, solitamente selezionando tra gli articoli già predisposti;
  • faremo click su "Invia": FattApp verificherà che i dati siano completi, quindi firmerà digitalmente la fattura al posto nostro e la trasmetterà al Sistema di Interscambio. Ma noi non ci accorgeremo di tutte queste operazioni, staremo già facendo altro.
  • In seguito, potremo controllare che tutto sia andato a buon fine, entrando in "Archivio Fatture Attive" e verificando lo stato di consegna della fattura. Ma se qualcosa andrà storto (per esempio in caso di errori nella partita iva) il sistema ci manderà una notifica via mail.

 

Fatturazione elettronica: la conservazione

Proprio come quelle cartacee, le fatture elettroniche devono essere conservate.
Ma in questo caso "conservare" non significa solo "evitare di perdere". Il Codice dell'Amministrazione Digitale chiarisce che la conservazione dei documenti informatici deve essere effettuata secondo ben precise Regole Tecniche, forrmalizzate nel DPCM 3-12-2013.

Il procedimento descritto in tali regole tecniche, per la sua complessità e per la responsabilità connessa a tutte le operazioni prescritte, è difficilmente praticabile con mezzi propri se non da parte di aziende con struttura e personale dedicato ai Sistemi Informativi.

È quindi quasi inevitabile rivolgersi a prestatori di servizi esterni. Tra questi pare logico scegliere i soggetti che hanno ottenuto l'Accreditamento Agid come Conservatori (ossia che sono autorizzati a conservare anche i documenti della Pubblica Amministrazione).

La buona notizia è che CompEd Servizi è uno di questi Conservatori Accreditati e che il servizio di conservazione delle fatture – per 10 anni – è compreso nel servizio FattApp.

Quindi, per ottemperare a questo obbligo, come utente di FattApp non dovrai fare o spendere assolutamente nulla in più.

 

La fatturazione elettronica in autonomia

Naturalmente non è obbligatorio usare FattApp o un'altra applicazione specializzata: esistono almeno un altro paio di modalità per trasmettere fatture elettroniche in autonomia.

Trasmettere autonomamente fatture già in formato XML

Se il nostro software gestionale già produce valide fatture XML e non siamo una azienda con un vero e proprio CED il modo più semplice di trasmettere una fattura al Sistema di Interscambio è quello basato sulla PEC (Posta Elettronica Certificata). A partire dalla fattura XML già pronta, creata dal nostro software di fatturazione, potremmo operare in questo modo:

  • esportare la fattura in una cartella di lavoro;
  • assicurarci che il nome del file rispetti la "naming convention" obbligatoria, ossia contenere la nostra partita iva e un numeratore progressivo;
  • aprire il nostro software di firma digitale e firmare il file della fattura, salvando il risultato in un nuovo file CAdES o XAdES (in effetti le fatture verso privati possono anche non essere firmate digitalmente, mentre l'obbligo permane per quelle diretta alla PA; tuttavia, poiché la firma protegge l'integrità del file lungo tutto il percorso, sembra imprudente affidarsi totalmente alla correttezza dei processi dell'A.d.e. pensando ad un ipotetico futuro contenzioso in materia fiscale);
  • aprire la nostra casella PEC e creare un nuovo messaggio indirizzato al Sistema di Interscambio (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.), inserendo il file della nostra fattura come allegato;
  • spedire il messaggio a destinazione;
  • controllare la ricevuta di consegna al Sistema di interscambio;
  • ricontrollare, in seguito, i messaggi di ritorno per sapere se la fattura è arrivata a destinazione, se conteneva errori o se la fattura – pur corretta – non ha potuto essere recapitata; il S.d.i. dichiara che il ciclo può concludersi nell'arco di 5 giorni.

Produrre la fattura manualmente mediante il software dell'agenzia delle entrate, dal portale "Fatture e Corrispettivi"

L'Agenzia delle Entrate mette gratuitamente a disposizione un software, scaricabile dal sito istituzionale dell'Amministrazione fiscale.
Dopo aver scaricato e installato questo software potremo seguire le guide reperibili in rete per compilare tutti i dati della fattura, organizzata in "quadri".

Al termine potremo salvare la fattura in formato XML e ritrovarci esattamente nella situazione descritta al punto precedente (il caso in cui abbiamo un gestionale capace di produrre fatture in formato XML): firma digitale (facoltativa, ma fortemente raccomandata), spedizione via PEC, controllo dei risultati.

 

Le fatture passive

Naturalmente non emetteremo soltanto fatture attive, ma riceveremo anche fatture dai nostri fornitori.
Sempre nel caso in cui non vogliamo utilizzare servizi integrati analoghi a FattApp riceveremo le nostre fatture passive attraverso la nostra PEC.

È appena il caso di sottolineare che dovremo assicurarci che la nostra casella PEC sia in grado di accettare il maggior volume di dati prevedibile con l'obbligo di fatturazione elettronica, che la casella abbia un servizio di archiviazione dei dati (da non confondere con la "Conservazione": in questo caso parliamo di un archivio che permetta di recuperare messaggi PEC cancellati involontariamente), che non raggiunga mai i limiti di spazio disponibile.

Le fatture passive saranno dunque allegati a messaggi PEC provenienti dal Sistema di interscambio, simili alle ricevute e notifiche relative a fatture inviate.

Dovremo individuare i messaggi relativi alle fatture ricevute ed esportare gli allegati in una cartella del nostro computer.

Si tratterà spesso di file in formato ‘.p7m’ (firmati digitalmente in formato CAdES), quindi dovremo avere un programma di firma digitale in grado di aprire questi file ed esportarne il contenuto XML.

In altri casi (dipende dalla scelta del mittente) riceveremo file già XML, ossia firmati in modalità XAdES o del tutto privi di firma.

A questo punto dovremo avere un programma in grado di presentare la fattura XML abbinata all'appropriato "foglio di stile" per poterla comprendere, stampare, inoltrare.

La conservazione

Abbiamo già detto della necessità di conservare le fatture elettroniche, sia inviate che ricevute.

Se operiamo in autonomia potremo acquistare un software specializzato per la Conservazione Digitale a norma. Raccomandiamo però di verificare con cura che il software sia conforme alle Regole Tecniche del DPCM 3/12/2013, perché i prodotti basati sulle regole tecniche più vecchie (molto meno impegnative di quelle in vigore) non sono assolutamente utilizzabili.

È importante anche conoscere le responsabilità che ci assumiamo con una scelta di questo tipo, quindi studieremo con cura il decreto delle Regole Tecniche.

Più probabilmente useremo un servizio di conservazione offerto da terzi o quello offerto gratuitamente dall'Agenzia delle Entrate.

Quest'ultimo è certamente interessante, perché permette di adempiere gratuitamente ad un obbligo di legge.

Segnaliamo solo un paio di criticità:

  • usando questo servizio il contribuente affida il proprio archivio "ufficiale" alla stessa controparte di un ipotetico contenzioso basato proprio su quei documenti, scelta che fa alzare più di qualche sopracciglio;
  • il servizio è pensato per i piccolissimi operatori e quindi non dispone (attualmente) di funzioni per automatizzare il conferimento: le fatture, pur presenti nello stesso sistema dell'Agenzia delle Entrate, devono prima essere salvate una ad una sul proprio computer e poi caricate una ad una in conservazione.

 

Fatturazione elettronica: ulteriori chiarimenti normativi

In quest'ultima parte della guida ci dedichiamo ad esaminare un paio di "problemi" che si prevedono abbastanza frequenti, specie all'inizio delle attività di fatturazione elettronica quando i sistemi informatici delle aziende fornitrici non sono ancora assestati.
Ci basiamo sui chiarimenti che l'Amministrazione tributaria ha approfondito in dettaglio con l'emanazione e la pubblicazione sul sito istituzionale della Circolare n.13/E.

Fattura elettronica "scartata": che fare?

Quando trasmettiamo una fattura al Sistema di Interscambio è possibile che quest'ultimo ci ritorni una ‘RicevutaScarto' (se era una fattura B2B o B2C) o una ‘NotificaScarto’ (se era una fattura PA). Questo significa che la fattura aveva qualcosa di errato, nel contenuto (ad esempio un errore di calcolo nei totali o l'uso di un numero di fattura già utilizzato prima) o – più frequentemente – nell'intestazione o indirizzamento (una partita iva destinatario inesistente, o un codice indirizzo destinatario non valido).

In un caso del genere la fattura è come "non emessa": potremo correggerla e rimandarla subito, con lo stesso numero.

Si noti che la notifica di scarto, facile da esaminare con FattApp, contiene le cause dello scarto e spesso anche un suggerimento per la correzione.
(peraltro FattApp esegue tutti i controlli possibili prima dell'invio al S.d.i. e quindi lascia un margine di errore limitato).

Se invece operiamo in autonomia, senza applicazioni o servizi dedicati, dovremo ricavare le ricevute di scarto dalla nostra casella PEC, aprirle, esaminarne il contenuto e riprendere la fattura originale per modificarla e ritrasmetterla.

Il Mancato Recapito

Un'altra situazione tipica di "errore" si verifica quando il Sistema di interscambio tenta la consegna della fattura (già validata nel contenuto), ma non riesce nell'intento.

La causa più tipica di questi inconvenienti è che il nostro cliente (il destinatario della fattura) ci ha indicato un indirizzo di destinazione PEC e la sua casella non è operativa (perché è piena, perché non è attiva, perché il suo gestore ha un'infrastruttura tecnica non sempre affidabile).

In questi casi la fattura è ufficialmente emessa e l'A.d.e. l'ha acquisita. A noi resta l'onere di informare per altra via (telefono, mail, …) il nostro cliente che la fattura elettronica è comunque disponibile nella sua area riservata presso l'A.d.e. e potremo mandargliene direttamente una copia, in qualunque formato.

 

Categorie in evidenza per la fatturazione elettronica 2019

Abbiamo individuato una serie di figure professionali, per le quali abbiamo sviluppato moduli di fatturazione specializzati o una piccola guida specifica per semplificare il processo di compilazione della fattura elettronica.
Eccole di seguito: