Conservazione Digitale delle PEC

Perché le PEC rischiano di perdere valore probatorio?

La P.E.C. (Posta Elettronica Certificata) ha valore legale in quanto il Fornitore del Servizio PEC attesta, con una ricevuta elettronica, l'avvenuta consegna della comunicazione al destinatario.

Tale ricevuta è firmata elettronicamente dal Fornitore. La firma elettronica del Fornitore del Servizio ha però una durata limitata nel tempo, indicata nel certificato di firma elettronica.

Normalmente tale durata è di 1 o 3 anni, ma non sono rari i casi in cui i certificati scadano pochi mesi - o persino pochi giorni - dopo la data della nostra ricevuta o della busta di trasporto della PEC a noi recapitata.

Ciò accade perché il certificato della firma elettronica apposta dal Gestore alla PEC, nasce prima del suo reale utilizzo e spesso è antecedente di mesi o di anni rispetto alla PEC stessa.

Analogamente ciò accade per le PEC che riceviamo da clienti, fornitori, partner, pubbliche amministrazioni e autorità.

La legge inoltre obbliga il fornitore del servizio PEC a conservare il registro delle PEC (log delle operazioni svolte) per 30 mesi.

In caso tu abbia la necessità di produrre una o più PEC successivamente, in un contenzioso, la tua controparte avrà la facoltà di contestare la validità probatoria delle PEC che abbiano il certificato di firma elettronica scaduto, con aggravio di tempi e costi per l'eventuale CTU (consulenza Tecnica di Ufficio).

A questo punto la decisione spetterà al Giudice.

Nell’esempio di seguito, i riquadri in verde evidenziano che il messaggio PEC è stato inviato dal server del provider in data 6/03/2023 ma il certificato con cui è stato firmato, pur avendo validità 3 anni, scadrà dopo circa 7 mesi.

Perché le PEC devono essere conservate?

Per le imprese, l'obbligo di conservazione delle PEC è previsto dall'art. 2220 del codice civile: tutte le PEC spedite e tutte le PEC ricevute devono essere conservate.

Non vi è infatti dubbio che le PEC siano comunicazioni informatiche che soddisfano il requisito della forma scritta e che siano equivalenti alle lettere, a tutti gli effetti di legge, e sottoposte ai medesimi obblighi.

E' da notare che l'obbligo di conservazione previsto da tale articolo, se non osservato, può comportare responsabilità personali a carico del titolare della micro e piccola impresa e del rappresentante legale e/o del consiglio di amministrazione nelle imprese medie e grandi.

Per le Pubbliche Amministrazioni, l'obbligo discende invece dal D. Lgs. 82/2005 (CAD, Codice dell'Amministrazione Digitale, artt. 2, 20 e 43).

Per i professionisti e per l'imprese, qualora le PEC abbiano contenuti a rilevanza fiscale, l'obbligo di conservazione delle PEC è sancito dal DMEF 17/6/2014.

Le PEC possono poi contenere, oltre a documenti di rilevanza fiscale, dichiarazioni e manifestazioni di atti, fatti e volontà che possono avere rilevanza in ambito civile, penale, tributario, amministrativo, contabile o di diritto del lavoro.

Spesso ci vengono spedite da pubbliche amministrazioni e autorità, e noi le spediamo a loro.

E' quindi opportuno, conveniente e prudente, conservarle a norma.

Senza contare che il nostro Servizio consente anche di liberare spazio dalla propria casella PEC, risparmiando denaro, ad un costo davvero irrilevante.

Come funziona il Servizio di conservazione delle PEC di CompEd Servizi?

È sufficiente che ti colleghi al nostro portale di conservazione utilizzando le credenziali che hai ricevuto al momento dell'acquisto. Al primo accesso ti verrà richiesto di cambiare la password.

Se sei già un nostro Cliente, le credenziali rimangono quelle in tuo possesso.

Dovrai entrare nella Gestione Caselle PEC per configurare la casella o le caselle che vuoi sottoporre a conservazione automatica.

Potrai inserire i dati di una o più caselle, specificando quali cartelle sottoporre a conservazione (di regola tutta la Posta Ricevuta, che contiene anche le ricevute ma anche la Posta Inviata).

Registrerai nel sistema anche la password di ogni tua casella PEC, che resterà memorizzata in modo protetto e non visibile ad alcun operatore di CompEd Servizi.

Il sistema inizierà subito ad acquisire la posta giacente nelle caselle configurate.

In funzione del volume accumulato potrebbe impiegare da qualche minuto a qualche ora ad acquisire tutto il materiale, dopo di che sincronizzerà automaticamente il contenuto ogni giorno.

Tu non dovrai fare più nulla. Penseremo a tutto noi!

E con cadenza annuale provvederemo alla conservazione di tutte le PEC acquisite.

Perché scegliere il Servizio di conservazione delle PEC di CompEd Servizi?

Perché è la soluzione più semplice, più sicura e più economica.

Proteggi il pieno valore probatorio delle tue PEC, hai una copia di sicurezza, le conservi nel rispetto delle norme e puoi liberare spazio nella tua casella PEC.

CompEd Servizi ti permette di conservare nel tempo il valore legale della PEC senza alcuna fatica!

A un prezzo che vale certamente la maggiore sicurezza.

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