Servizio Manuale della Conservazione

Ogni titolare di P.IVA che porti in conservazione digitale una o più tipologie documentali.

Sì, per esempio le fatture elettroniche.

E’ un documento che deve illustrare in modo preciso e dettagliato: l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.

E’ il soggetto che definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione, in modo autonomo, assumendosene tutte le responsabilità.

Secondo le nuove norme, il Responsabile della Conservazione:

1. definisce le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, in conformità alla normativa vigente e tenuto conto degli standard internazionali, in ragione delle specificità degli oggetti digitali da conservare (documenti informatici, aggregazioni informatiche, archivio informatico), della natura delle attività che il Titolare dell’oggetto di conservazione svolge e delle caratteristiche del sistema di gestione documentale adottato;
2. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
3. genera e sottoscrive il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
4. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
5. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
6. effettua la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità e della leggibilità dei documenti informatici e delle aggregazioni documentarie degli archivi;
7. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
8. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
9. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione come previsto dal par. 4.11;
10. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
11. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
12. provvede per le amministrazioni statali centrali e periferiche a versare i documenti informatici, le aggregazioni informatiche e gli archivi informatici, nonché gli strumenti che ne garantiscono la consultazione, rispettivamente all’Archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato territorialmente competenti, secondo le tempistiche fissate dall’art. 41, comma 1, del Codice dei beni culturali 5;
13. predispone il manuale di conservazione di cui al par. 4.7 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

Il Responsabile della Conservazione può essere un soggetto interno all’organizzazione (il Titolare/Legale Rappresentante oppure un altro soggetto da esso nominato) oppure può essere un soggetto esterno all’organizzazione, in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche.

Tale soggetto deve essere terzo rispetto al Conservatore.

Sì, sotto la propria responsabilità può delegare lo svolgimento delle proprie attività, tutte o parte di esse, a uno o più soggetti che abbiano specifiche competenze ed esperienze.

Tale delega, riportata nel Manuale della Conservazione, deve individuare le specifiche funzioni e competenze delegate.

Si, certamente. E’ possibile affidare il processo di conservazione digitale a un soggetto esterno.

Tutte le attività che sono a carico del Responsabile della Conservazione (art. 4.5 dalla lettera a alla lettera m) possono essere delegate.

Soltanto il punto m (predisposizione e aggiornamento del Manuale della Conservazione) non può essere delegato.

Il nominativo ed i riferimenti del Responsabile della Conservazione devono essere indicati nelle specifiche del contratto o della Convenzione di Servizio in essere con il Conservatore, insieme all’indicazione delle attività affidate al Responsabile del Servizio di Conservazione.

E’ il soggetto al quale vengono affidati i documenti per effettuare la conservazione digitale.

E’ il responsabile dell’erogazione del servizio e coordina le fasi del processo di conservazione, verificando che sia effettuato secondo le norme in vigore.

Si occupa anche di coordinare e controllare tutte le figure che fanno parte del servizio di conservazione

No, ogni soggetto dovrà avere un proprio manuale, redatto dal Responsabile della Conservazione, che potrà però rimandare per alcuni aspetti al Manuale del Conservatore.

E’ sempre il Responsabile della Conservazione a doverlo fare.