Workflow: il significato del termine

Letteralmente workflow significa "flusso di lavoro". Nel linguaggio comune del mondo digitale il termine si riferisce alla gestione organizzata e condivisa di un processo lavorativo che prevede il disegno/descrizione del flusso di lavoro e ne stabilisce le regole di funzionamento.

Le Soluzioni software: Workflow Management System

I workflow management system sono progettati per aiutare le aziende nella suddivisione dei compiti aziendali tra le risorse disponibili.

Sono un valido supporto per impostare, gestire e monitorare i flussi di lavoro.

(Fonte Wikipedia: Workflow management)

“La teoria e le applicazioni del workflow management promuovono la gestione dei gruppi di lavoro collaborativi secondo il workflow model, modello processuale. Un processo consiste in una o più attività ognuna delle quali rappresenta un lavoro da svolgere per giungere a un obiettivo comune. Il workflow management sostiene l'organizzazione del processo di lavoro mediante l'utilizzo di software specifici.

Le attività possono essere svolte dai partecipanti o da applicazioni informatiche. I sistemi software che sanno interpretare una serie di regole procedurali integrano diverse funzioni: utilizzano strumenti dell’Information technology per la condivisione dell'informazione e gestiscono la comunicazione e il passaggio di compiti da un collaboratore all'altro e sono dunque chiamati Workflow management systems.”

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Quali sono i vantaggi dell’utilizzo del workflow?

Globale miglioramento dei processi collaborativi e ottenimento, nel complesso, di migliore efficienza e competitività.

Tra i principali vantaggi evidenziamo:

Miglioramento dei flussi finanziari

Forte riduzione degli errori

Maggiore controllo sulle attività operative

Migliore controllo sui costi, sulle entrate e sulle uscite

Flessibilità del workflow management

Autonomia e indipendenza nella creazione e nella modifica delle procedure

Immediata verificabilità dei creati

Collaudo e messa in funzione istantanea del workflow

Maggiore agilità organizzativa

Azzeramento dei costi di produzione e recapito dei documenti

Archiviazione e spedizioni automatiche, anche dei documenti più complessi (contratti e raccomandate A.R.)

Protezione dell'accesso e dell'integrità degli archivi documentali

Immediata fruibilità dei documenti e delle informazioni in esse contenute

Risposte rapide e soddisfacenti ai Clienti e a tutti i partner (fornitori, consulenti, banche)

Migliore supporto al management e immediata possibilità di intervenire rapidamente sulle procedure e sui workflow "core" e "collaterali" dell'organizzazione

E, infine, complessivamente, ricordiamo la migliore efficienza e competitività che puoi ottenere.

Come è possibile migliorare l’organizzazione aziendale?

Ottenere risultati positivi in termini di miglioramento è molto semplice: basta affidarsi alla gestione documentale unita al workflow.

Workflow oggi è sinonimo di successo per un'Azienda, di efficienza per un Comune, Azienda Sanitaria e qualsiasi altro tipo di Amministrazione Pubblica, di corretto funzionamento per un Servizio.

Successo, efficienza, corretto funzionamento sono infatti direttamente dipendenti dalla capacità di svolgere in modo preciso e veloce, entro un determinato periodo di tempo, tutti i processi.

Processi che devono essere organizzati in modo efficace.

Il mercato, i Clienti, i Cittadini chiedono risposte e servizi sempre più rapidi, efficienti e soddisfacenti.

I costi, i tempi, l'inefficienza e gli errori derivanti da procedure ancora basate sui documenti cartacei sono ormai sempre più difficili da sostenere.

La tecnologia dell'informazione offre molti prodotti e servizi per la progettazione e la realizzazione delle procedure, ma spesso i costi e i tempi richiesti per la reale messa in funzione sono eccessivamente onerosi o lenti.

In un mondo che cambia rapidamente, i processi organizzativi e autorizzativi devono essere frequentemente aggiornati, modificati, collegati a nuove procedure, collaudati e messi in funzione velocemente.

Workflow: Il sistema di gestione dei documenti (DMS)

CompEd Workflow: la soluzione adatta a tutti

La soluzione di CompEd consente di realizzare e mettere in funzione le procedure in pochissimo tempo, anche in autonomia, senza dipendere da fornitori esterni.

Progettare le procedure, collaudarle, metterle in funzione e successivamente modificarle, sono attività rapidissime da implementare con il workflow software e il workflow management system di CompEd.

Non è necessario:

Scrivere alcuna riga di codice
Disegnare complessi diagrammi a blocchi
Dipendere da costosi fornitori esterni.

Per usare CompEd Workflow non c’è bisogno di essere un programmatore software: basta definire le persone che partecipano ai procedimenti collaborativi, i loro poteri e le condizioni di passaggio da una fase di una procedura a un'altra e il workflow è pronto per essere collaudato e usato.

E in qualsiasi momento si possono modificare e aggiornare le procedure e crearne di nuove, anche collegandole a quelle già esistenti. Con CompEd si può scegliere: realizzare da soli le procedure oppure, se il proprio personale è impegnato in altre attività, affidarsi a CompEd e ai suoi Concessionari.

CompEd Workflow mette in grado,
in pochi giorni di:

Definire le procedure
Gestire i flussi dei documenti
Rendere più efficiente l’Organizzazione
Avere tutti i documenti archiviati e a portata di "clic", accessibili anche via Internet
Effettuare la conservazione elettronica dei documenti sostitutiva della carta, in conformità alle leggi vigenti
Controllare ogni tipo di procedimento e di processo amministrativo
Individuare ed eliminare i "colli di bottiglia" che riducono l'efficienza dell’azienda
Gestire con semplicità la PEC e ogni forma di documento.