CompEd Workflow
Workflow
CompEd Workflow: la soluzione ideale per il tuo workflow documentale
Gestione dei processi aziendali, definizione di regole, ottimizzazione dei tempi e riduzione degli errori nella gestione dei flussi documentali e decisionali possono spesso essere un problema.
Con il software di CompEd, tutto diventa facile:
realizzi le tue procedure in pochissimo tempo e in qualsiasi momento puoi modificarle e aggiungerne di nuove, anche mentre sono in funzione
integri la gestione delle procedure nei tuoi sistemi, senza alcuna modifica
tutti lo possono utilizzare, anche il personale meno esperto.
CompEd Workflow è completamente integrabile nel sistema informativo
e con il software già esistente in azienda, senza necessità di fare alcuna modifica e, insieme agli altri componenti di Global Document System offre anche:
- Gestione documentale completa;
- Archiviazione documentale e archiviazione ottica;
- Accesso protetto ai documenti tramite Internet o Intranet (Web Interface);
- Conservazione digitale dei documenti cartacei;
- Fatturazione elettronica;
- Integrazione nativa con la firma digitale, utilizzabile non solo per la conservazione sostitutiva ma in qualunque procedura autorizzativa;
- Integrazione nativa con i sistemi di marcatura temporale, per dare data certa ai documenti informatici e alle autorizzazioni all'interno dei processi di workflow;
- Verifica automatica delle firme digitali e conservazione del loro valore nel tempo (server di consolidamento della firma digitale);
- Integrazione con la PEC (Posta Elettronica Certificata), sia in entrata che in uscita, che quindi può essere utilizzata come input o output nei processi di workflow dell‘azienda;
- Spedizione ottimizzata automatica multi-mediale, multi-canale, multi-carrier dei documenti, anche quelli prodotti dal software gestionale, che possono quindi essere inviati automaticamente con qualsiasi modalità (tramite e-mail, PEC-Posta Certificata, fax, su carta in modo tradizionale, oppure facendoli stampare su carta e recapitare da sistemi di posta ibrida quali Postel o Koinè);
- Spedizione automatica delle Raccomandate AR a partire dai dati prodotti dal software gestionale;
- Archiviazione automatica dei documenti spediti e ricevuti;
- Gestione dei flussi documentali;
- Controllo di ogni processo lavorativo;
- Supporto multilingua: per facilitare la partecipazione degli utenti stranieri ai processi di workflow (l'interfaccia web è disponibile in lingua inglese, tedesca, francese e spagnola);
- Conformità a tutte le leggi vigenti, italiane e comunitarie (riguardanti la privacy, la firma digitale, le firme elettroniche, la marca temporale, la conservazione sostitutiva dei documenti cartacei);
Vediamoli insieme in questo video. Perché è importante avere un sistema di workflow in azienda? Quali sono i vantaggi che porta? Quali sono i 10 requisiti irrinunciabili che un sistema di workflow deve offrire?
upload date: 2020-11-12T12:00:00
Guarda il video
"Workflow:
i vantaggi e i 10 requisiti irrinunciabili … in 5 minuti!":
Esempi di procedure che si possono realizzare in poche ore grazie a CompEd
Con il Workflow Management System di CompEd si possono realizzare e mettere in opera in poco tempo processi di workflow quali:
Recupero dei crediti
con solleciti automatici inviati alle scadenze desiderate tramite e-mail, PEC (Posta Elettronica Certificata), lettera semplice, raccomandata A.R (le comunicazioni su carta, in aggiunta o in alternativa a quelle elettroniche, vengono stampate, imbustate e recapitate automaticamente ai destinatari, senza alcuna attività manuale e a costi molto inferiori rispetto a quelli tradizionali)
Autorizzazione trasferte
Autorizzazione rimborso spese di trasferta
Verifica e accettazione
ordini Clienti
Autorizzazione emissione
ordini a Fornitori
Controllo corretta esecuzione
ordini Clienti
Controlli avanzamento e completamento commesse
Autorizzazione pagamento fatture passive
Verifica incassi fatture attive
Workflow Avanzato: progetti
Chi desidera realizzare progetti di workflow, integrati con tecnologie high-tech come la firma digitale, può avvalersi di tutta la tecnologia, dell'esperienza e del supporto di CompEd.
Il software per il Workflow di CompEd: come funziona
Le operazioni di definizione e messa in opera dei processi sono progettate in modo da non richiedere all'Utente la scrittura di codice.
In questo modo, personale preparato, anche non dotato di conoscenze di programmazione, è in grado di usare CompEd Workflow, gestendone le potenzialità, e di creare, collaudare, far funzionare le procedure e modificarle successivamente, ogni volta che ciò si renda necessario.
Il principio logico sottostante il funzionamento di un sistema di workflow implica la gestione di condizioni logiche sui documenti (filtri), che ne regolano il passaggio da uno stato a un altro. Un documento viene introdotto in un processo di workflow e assume uno stato iniziale che corrisponde a una determinata combinazione di parametri.
Tutte le volte in cui su tale documento viene eseguita un'operazione (visualizzazione, modifica, elaborazione, approvazione, ecc.), il suo stato cambia in accordo con le definizioni fornite in fase di configurazione. Quando passa ad un nuovo stato, il documento è soggetto a un altro insieme di operazioni che lo portano ad altre elaborazioni e ad altri passaggi di stato, fino a quando esso completerà il processo di workflow. Gli operatori abilitati ad accedere al sistema di workflow hanno la possibilità – ognuno in base al proprio profilo autorizzativo – di visualizzare un certo insieme di documenti e di effettuare su ciascuno di essi alcune operazioni specifiche, in base al tipo di documento e ai diritti loro assegnati.
Le operazioni di definizione e messa in opera dei processi di workflow sono progettate in modo da non richiedere all'Utente la scrittura di codice.
In questo modo, personale preparato, anche non dotato di conoscenze di programmazione, è in grado di usare CompEd Workflow, gestendone le potenzialità, e di creare, collaudare, far funzionare le procedure e modificarle successivamente, ogni volta che ciò si renda necessario.
Il principio logico sottostante il funzionamento di un sistema di workflow implica la gestione di condizioni logiche sui documenti (filtri), che ne regolano il passaggio da uno stato a un altro. Un documento viene introdotto in un processo di workflow e assume uno stato iniziale che corrisponde a una determinata combinazione di parametri.
Ogni volta che su tale documento viene eseguita un'operazione (visualizzazione, modifica, elaborazione, approvazione, ecc.), il suo stato cambia in accordo con le definizioni fornite in fase di configurazione. Quando passa ad un nuovo stato, il documento è soggetto a un altro insieme di operazioni che lo portano ad altre elaborazioni e ad altri passaggi di stato, fino a quando esso completerà il processo di workflow. Gli operatori abilitati ad accedere al sistema di workflow hanno la possibilità – ognuno in base al proprio profilo autorizzativo – di visualizzare un certo insieme di documenti e di effettuare su ciascuno di essi alcune operazioni specifiche, in base al tipo di documento e ai diritti loro assegnati.
Modificare i processi in qualsiasi momento, anche mentre sono in funzione
È possibile intervenire sui processi già definiti e resi operativi anche mentre gli utenti li stanno utilizzando, in piena sicurezza e senza creare conflitti.
L'amministratore del Sistema di Workflow può, in qualsiasi momento, modificare le procedure, le impostazioni e ridefinirne liberamente la struttura, garantendo la protezione dei dati in corso di elaborazione. Non appena viene pubblicata la variazione del processo, le modifiche introdotte hanno effetto immediato; gli utenti non necessitano di ricollegarsi, ma possono essere avvisati riguardo alle variazioni avvenute e possono continuare a lavorare senza perdere i dati.
È possibile intervenire sui processi già definiti e resi operativi anche mentre gli utenti li stanno utilizzando, in piena sicurezza e senza creare conflitti.
L'amministratore del Sistema di Workflow può, in qualsiasi momento, modificare le procedure, le impostazioni e ridefinirne liberamente la struttura, garantendo la protezione dei dati in corso di elaborazione. Non appena viene pubblicata la variazione del processo, le modifiche introdotte hanno effetto immediato; gli utenti non necessitano di ricollegarsi, ma possono essere avvisati riguardo alle variazioni avvenute e possono continuare a lavorare senza perdere i dati.
Collaudare i processi prima di metterli in funzione
La verifica della correttezza di un processo di workflow è fondamentale per evitare di incorrere in errori o ritardare le attività aziendali in fase di utilizzo del sistema.
Con la soluzione di CompEd puoi simulare un processo organizzativo durante la configurazione: un'apposita funzione di simulazione permette di controllare con precisione quali documenti saranno visualizzati da ciascun utente e secondo quali modalità.
La verifica avviene in modo statico (ossia è l'amministratore del sistema che se ne occupa in fase di preparazione): controlla il funzionamento delle impostazioni prima di pubblicare ufficialmente i processi, su dati reali già associati al processo di workflow.
In questo modo, è possibile rendersi conto immediatamente della correttezza o meno dei processi definiti, senza alterarne lo stato.
La verifica della correttezza di un processo di workflow è fondamentale per evitare di incorrere in errori o ritardare le attività aziendali in fase di utilizzo del sistema.
CompEd Workflow consente di simulare un processo organizzativo durante la configurazione: un'apposita funzione di simulazione permette di controllare con precisione quali documenti saranno visualizzati da ciascun utente e secondo quali modalità.
La verifica avviene in modo statico (ossia è l'amministratore del sistema che se ne occupa in fase di preparazione): controlla il funzionamento delle impostazioni prima di pubblicare ufficialmente i processi, su dati reali già associati al processo.
In questo modo, è possibile rendersi conto immediatamente della correttezza o meno dei processi definiti, senza alterarne lo stato.
Configurare il Workflow
Le operazioni da effettuare in fase di configurazione di CompEd Workflow sono:
- Definire l'organigramma (gli utenti che collaborano a un certo flusso documentale previsto dalle procedure aziendali);
- Definire i filtri, ossia l'insieme di controlli, condizioni e azioni che determinano la visibilità di un documento da parte dell'utente collegato in una determinata fase del workflow;
- Definire i form (moduli), ossia le maschere di visualizzazione dei documenti da parte degli utenti, per tutti i tipi di documento e per ciascun filtro;
- Definire i criteri di autorizzazione sui dati e sui documenti (possibilità di modificare dati, generare nuove versioni del documento, ecc) a livello di singolo utente o gruppi di utenti e assegnare i compiti a ciascuno;
- Configurare le operazioni che compongono ciascun processo:
- utenti partecipanti;
- gruppi di lavoro;
- operazioni autorizzate per ogni gruppo;
- tempistiche di svolgimento delle operazioni assegnate;
- definire la modalità di presentazione dei dati all'utente (form), per ogni attività da svolgere;
- assegnare i processi agli utenti;
- verificare i parametri impostati tramite appositi strumenti - come, per esempio, il simulatore di Utenti;
Le operazioni da effettuare in fase di configurazione di CompEd Workflow sono:
- Definire l'organigramma (gli utenti che collaborano ad un certo flusso documentale previsto dalle procedure aziendali);
- Definire i filtri, ossia l'insieme di controlli, condizioni e azioni che determinano la visibilità di un documento da parte dell'utente collegato in una determinata fase del workflow;
- Definire i form (moduli), ossia le maschere di visualizzazione dei documenti da parte degli utenti, per tutti i tipi di documento e per ogni filtro;
- Definire i criteri di autorizzazione sui dati e sui documenti (possibilità di modificare dati, generare nuove versioni del documento etc) a livello di singolo utente o gruppi di utenti e assegnare i compiti a ciascuno;
- Configurare le operazioni che compongono ciascun processo:
- utenti partecipanti;
- gruppi di lavoro;
- operazioni autorizzate per ogni gruppo;
- tempistiche di svolgimento delle operazioni assegnate;
- definire la modalità di presentazione dei dati all'utente (form), per tutte le attività da svolgere;
- assegnare i processi agli utenti;
- verificare i parametri impostati tramite appositi strumenti - quale ad esempio il simulatore Utenti;
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Approfondimenti su:
Gestione Documentale
Fatturazione Elettronica
Conservazione Digitale
Invio documenti multi-canale
Interfaccia web
